L’e-mail est rapide, simple… et expose les entreprises à des risques

L’e-mail est un moyen de communication  omniprésent et extrêmement économique pour les entreprises. Selon les estimations d’IDC, le volume des messages professionnels échangés en 2006 a totalisé 1 milliard de gigaoctets.

Du point de vue de l’évaluation des risques, un tel volume de données, d’une telle valeur, constitue une source potentielle de problèmes, et c’est certainement le cas de l’e-mail. A titre d’exemple, les messages électroniques sont souvent les premiers éléments de preuve en cas de litige. Le contenu d’un e-mail peut être inapproprié ou illégal, en particulier s’il engendre une violation de confidentialité ou une menace personnelle. Les entreprises ont l’obligation légale de conserver les messages pendant un laps de temps prolongé, ce qui se traduit par un accroissement considérable des besoins et coûts de stockage. En outre, le courrier électronique est souvent l’arme de prédilection des individus malveillants cherchant à répandre des virus, à voler des informations ou à usurper des identités.

Iron Mountain peut vous aider à gérer le cycle de vie des e-mails

La gestion des e-mails est une fonction complète qui prend en compte tous les aspects du courrier électronique : création, envoi, sécurisation, stockage et destruction des messages et de leurs pièces jointes.

En appliquant à vos e-mails nos principes et pratiques éprouvés de gestion des archives électroniques, Iron Mountain peut vous aider à:

• mettre en place un programme de gestion des e-mails à valeur légale, opérant en toute transparence avec vos technologies existantes;
  réduire vos responsabilités en matière d’e-mail en veillant à ce que les messages non conformes soient détectés avant leur envoi et que les contenus autorisés soient protégés de manière appropriée contre toute interception illicite;
  
• maîtriser les coûts de recherche de preuves en réduisant le volume d’e-mails. On introduit pour cela des règles de conservation et de destruction  ainsi qu’une indexation et une recherche plus efficaces des messages archivés;
  
• améliorer l’efficacité globale de la gestion des e-mails avec des services annexes, tels que l’archivage des courriels et une messagerie de secours qui peut être activée rapidement en cas d’interruption du service.

Une approche éprouvée pour un minimum de risques, de complexité et de frais

Iron Mountain propose une méthodologie structurée et éprouvée de gestion des e-mails, qui réduit au minimum les risques, les frais et la complexité auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu’elles gérent elles-mêmes leurs communications par e-mail:

• Audit des systèmes – Cette première phase, indispensable à une gestion performante des e-mails, consiste en un examen approfondi de vos systèmes de messagerie et une analyse de vos pratiques et besoins actuels en matière d’administration.
  
• Evaluation – L’étape suivante est une analyse formelle des résultats de l’audit, ayant pour but de décrire les risques et possibilités d’amélioration, ainsi qu’à formuler des recommandations visant à réduire les vulnérabilités de vos pratiques, règles et procédures en vigueur.
  
• Mise en œuvre – Au cours de cette phase, nous collaborons avec vous afin de classer les recommandations par priorité, puis d’élaborer et d’exécuter un plan détaillé de mise en œuvre définissant les grandes étapes, le calendrier, les coûts et les besoins en termes de personnel et de formation.

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