Bedrijven lopen miljoenen mis door ondermaats archiefbeheer

Iron Mountain en IDC onderzoek toont aan dat gearchiveerde informatie een blinde vlek is voor bedrijven, terwijl dit veelal belangrijke inzichten bevat

Rotterdam, 24 juni 2015 — Dagelijks worden bedrijven overspoeld met data. Echter de kans om hier de vruchten van te plukken pakken veel bedrijven niet aan, blijkt uit onderzoek[1] van IDC in opdracht van Iron Mountain. Uit het onderzoek komt naar voren dat bedrijven die effectief met hun archiefbeheer omgaan hier hun voordeel mee kunnen halen. Wat zelfs kan leiden tot kostenbesparing en extra inkomsten tot wel €9 miljoen.

Uit het onderzoek blijkt dat bedrijven die hun archiveringsprocessen op orde hebben in staat zijn om op twee manieren waarde toe te voegen aan de organisatie. Allereerst door kostenbesparing. Meer dan één derde van de Nederlandse bedrijven bespaarde de afgelopen jaren €890.000 of meer. Voornamelijk door risicobeperking en het vermijden van geschillen. Waarbij de bovenste 3 procent zelfs meer dan €9 miljoen bespaarde. Daarnaast bespaarde 27 procent van de bedrijven €890.000 of meer als gevolg van lagere operationele en kapitaalkosten, waarbij de bovenste 3 procent meer dan €9 miljoen bespaarde.

Ten tweede kunnen bedrijven door een gedegen informatie- en archiefbeheer zelfs waarde toevoegen met behulp van eerder effectief gearchiveerde informatie. Hierdoor profiteerde meer dan 27 procent van de ondervraagde organisatie van €890.000 of meer extra omzet. Waarbij de bovenste 4 procent zelfs een omzetgroei van €9 miljoen bereikte. Gemiddeld hebben ondervraagde bedrijven een extra €6,7 miljoen in nieuwe inkomstenstromen uit hun data-archief.

Maximale waarde

Ondanks dat bedrijven de kans om meer inkomsten te genereren door effectief informatie- en archiefbeheer, gelooft een grote meerderheid van de bedrijven (84%) dat ze momenteel al het maximale halen uit hun archieven. Slechts 16 procent van de bedrijven gebruikt informatie uit archieven voor business analyses, een belangrijk proces om dat kan leiden tot extra inkomsten door bijvoorbeeld marktinzichten en het verbeteren van producten en dienstverlening.

Van de 24 procent van de bedrijven die erkennen dat ze effectiever gebruik kunnen maken van hun archieven, gelooft meer dan de helft dat ze twee keer zoveel of meer waarde kunnen extraheren dan ze vandaag de dag doen. Waarbij zelfs 43 procent gelooft dat ze vijf keer zoveel of meer waarde kunnen extraheren.

Financiële voordelen

Eilleen Sweeney, Senior Vice President en General Manager Data Management van Iron Mountain zegt in reactie op dit rapport: ‘Bij archiefbeheer gaat het niet alleen om het voldoen aan wet- en regelgeving. Uit het onderzoek blijkt dat er echte financiële voordelen te behalen zijn met effectief archiefbeheer. Om de toegevoegde waarde van informatie echt te benutten moeten bedrijven eerst goed kijken naar hun integraal informatiebeheerbeleid. Zelfs bedrijven met geavanceerde archiveringprocessen kunnen nog meer voordelen behalen uit eerder gearchiveerde informatie.

Sean Pike, Program Director, eDiscovery en Information Governance Research bij IDC voegt hier aan toe; "Er is een echte discrepantie tussen de waarde die bedrijven momenteel realiseren met behulp van hun archieven en de maximaal te behalen waarde die uit eerder gearchiveerde informatie geput kan worden. Bedrijven van alle soorten en maten en in alle sectoren kunnen een stijging in omzet en kostenbesparing verwachten door het herzien van hun gearchiveerde informatie. Dit is voornamelijk van belang in de huidige informatie gestuurde economie, waar de sleutel tot succes of falen effectief informatie- en archiefbeheer en de reactiesnelheid hierop is.

Adviezen

IDC en Iron Mountain hebben vier adviezen voor bedrijven om zo effectief mogelijk om te gaan met hun informatie en hun archiefbeheer.

  1. Benoem iemand tot hoofd Archief, die weet welke informatie eerder is gearchiveerd en wellicht waarde kan toevoegen. Dit in nauwe samenwerking met de manager operationeel en hoofd Informatie om lange termijn doelen en data strategieën op te stellen.
  2. Stel een informatie portfolio op waarin alle informatiebronnen en gearchiveerde informatie (en hun waarde) door de hele organisatie zijn opgenomen.
  3. Implementeer een algeheel consistent archiefbeheer-strategie dat wettelijke bewaartermijnen, gebruiksvoorwaarden, de waarde van data, het belang van toegang en archiveringskosten bevat.
  4. Overweeg om met een derde partij samen te gaan werken, die is gespecialiseerd in informatie- en archiefbeheer waardoor interne IT-teams zich meer kunnen focussen op meer strategie en innovatie.

De bevindingen en adviezen van het onderzoek zijn terug te vinden in de whitepaper ‘Mining for Insight: Rediscovering the Data. Het volledige rapport is te vinden op: www.ironmountain.be/nl/DataGeherdefinieerd

Over Iron Mountain

Iron Mountain (NYSE: IRM) is de grootste informatiemanager ter wereld. Met 67 miljoen vierkante meter onroerend goed in meer dan 1.000 vestigingen in 36 landen, kan Iron Mountain klanten wereldwijd bedienen. Iron Mountain´s oplossingen zorgen dat klanten hun informatie veilig kunnen bewaren en beter kunnen benutten ongeacht de verschijningsvorm, bedrijfslocatie of bewaartijd van die informatie en documenten en zorgen voor een optimale bedrijfsvoering. Iron Mountain´s diensten verzekeren een correct herstel van data, het voldoen aan wet- en regelgeving en de traceerbaarheid van gegevens en documenten. Sinds 1951 beheert Iron Mountain wereldwijd miljarden informatiedragers en documenten, zoals klantdossiers, bedrijfsadministraties en medische dossiers. Bezoek ook IronMountain.nl.

Meer informatie

Iron Mountain Benelux
Jennifer Amsterdam
(0653) 81 25 64


Iron Mountain EU
Phil Riley
+ 32 (0)470 90 19 52


PublieksWerk Mariëlle Amahorseya
(020) 486 21 39