Hogeschool Standaardiseert Archiveringsprocessen In Antwoord Op Nieuwe Wet- En Regelgeving

Onderwerpen: Data back-up en archivering

Download PDF

Hogeschool Inholland verbetert informatiebeveiliging, compliance en efficiency met archiefdienst van Iron Mountain

Uitdaging:

Nieuwe bewaarverplichtingen voor examendocumenten dwingen tot herziening van archiveringsbeleid

Oplossing:

Externe opslag- en beheerdienst met als doel consolidatie van bestaande dossiers een gestandaardiseerd archiveringsbeleid

Waarde:

Betere compliance, informatiebeveiliging en proces-efficiency

Klant

Hogeschool Inholland is met 32.000 studenten, 26 lectoraten en 2200 medewerkers een van de grootste instellingen voor hoger onderwijs in Nederland. De opleidingen zijn verspreid over negen locaties in onder meer Amsterdam, Den Haag, Rotterdam, Delft en Haarlem. Inholland biedt circa 80 bacheloropleidingen aan over een breed spectrum vakgebieden, van gezondheidszorg en economie tot onderwijs en techniek.

Uitdaging

Als onderwijsinstelling dient Hogeschool Inholland administratieve en examenpapieren beschikbaar te houden voor opvraging en controle. Het gaat daarbij om onder meer financiële en personeelsadministratie, maar ook om gemaakt werk van studenten. Tot 2011 was er geen overkoepelend beleid voor opslag van deze documenten. De verschillende afdelingen regelden hun eigen opslag; sommige hielden de documenten in eigen huis, anderen kozen voor externe opslag bij gespecialiseerde dienstverleners (waaronder Iron Mountain).

“Beschikbaarheid van het het examenwerk is cruciaal met het oog op inspectie en accreditatie. Snelle service en betrouwbaar beheer zijn voor ons daarom erg belangrijk.”

Facilitair Adviseur en Projectleider Archivering Hogeschool Inholland

Nieuwe eisen op het gebied van wettelijke bewaartermijnen van examendocumenten maakten het noodzakelijk om deze manier van werken te herzien. Marlies Heemskerk, Facilitair Adviseur en Projectleider Archivering van Hogeschool Inholland, legt uit: “Voorheen bewaarden we gemaakt werk vaak maar drie maanden, en dat gebeurde meestal lokaal. Nu zijn we verplicht ze twee tot zeven jaar te bewaren. Dat betekende dat we op zoek moesten naar een structurele opslagoplossing.”

De meeste opleidingen zijn gevestigd in of bij stadscentra, waar opslagruimte schaars en duur is. Uitbesteden van het archiefbeheer was dus een logische keuze. De hogeschool besloot tot een integraal archiveringsbeleid, met gestandaardiseerde processen en kostenverlagende consolidatie van de opslagdiensten bij één leverancier.

Inholland stelde een programma van eisen op en vroeg enkele leveranciers om offertes. Marlies Heemskerk: “We kozen Iron Mountain op grond van de goede samenwerking in de voorgaande tien jaar, en ze begrepen echt wat we wilden. Daarnaast adviseerden ze ons over de beste opzet van onze archiefstructuur, en we waren ook nog eens prettig verrast door de veelzijdige functionaliteit van de IM Connect klantenportal. Ook de kosten en snelheid van de dienstverlening waren belangrijk bij de keuze.”

Oplossing

Na herdefiniëring van het archiveringsbeleid was de volgende stap de inrichting van de IM Connect-portal op basis van de door de hogeschool gewenste archiefstructuur. “We konden voor advies bij de portalinrichting altijd terecht bij onze vaste contactpersoon van het Iron Mountain serviceteam,” zegt Marlies Heemskerk. “Zij was heel ter zake kundig en behulpzaam, en hoewel we onze behoeften en de portaalopzet grotendeels zelf bepaalden, was haar betrokkenheid heel belangrijk.”

Sinds de portaalinrichting in 2011 zijn de verspreid aanwezige bestaande archieven – meer dan een kilometer aan materiaal – opgehaald bij de diverse locaties van de hogeschool en de andere opslagleveranciers, en overgebracht naar de archiefopslag van Iron Mountain. De geconsolideerde opslag biedt aanzienlijke schaalvoordelen.

De hogeschool zette een communicatieprogramma op om de nieuwe bewaarverplichtingen en de gekozen oplossing meer bekendheid te geven binnen de organisatie. Het programma was er ook op gericht de diverse afdelingen aan te moedigen ook daadwerkelijk gebruik te gaan maken van de archiefdiensten van Iron Mountain, teneinde de beschikbaarheid, volledigheid en integriteit van de informatie te verzekeren.

De externe archiefbeheerdienst voor Hogeschool Inholland omvat diverse serviceniveaus. Zo zijn de lever- en ophaaltijden voor dossiers naar keuze aan te geven: binnen 4 uur, de volgende werkdag of op een vast terugkerend tijdstip, wat transportkosten bespaart. Alle ophaal- en leveringsverzoeken lopen digitaal via IM Connect. Er worden per maand gemiddeld zo’n dertig dossiers opgevraagd. “De IM Connect-portal is gebruiksvriendelijk,” aldus Marlies Heemskerk. “Inholland heeft intern een training gegeven met support van Iron Mountain en stelde ook een Iron Mountain handboek beschikbaar. Het systeem is heel betrouwbaar; we hebben nagenoeg geen systeemstoringen gehad.”

Alle dossiers zijn opgeslagen met bijbehorende bewaartermijn. Als die termijn verstreken is, zorgt Iron Mountain op aangeven van de hogeschool voor veilige en duurzame vernietiging van de dossiers. De hogeschool ontvangt een certificaat van vernietiging.

“We ervaren de samenwerking met Iron Mountain als heel positief en plezierig. Het voelt nooit alsof we met een groot internationaal bedrijf zakendoen – het is echt een persoonlijke, vertrouwde manier van werken.”

Marlies Heemskerk Facilitair Adviseur en Projectleider Archivering Hogeschool Inholland

Waaede

Met de keuze van Iron Mountain als enige leverancier van archiefbeheerdiensten kon Inholland alle dossiers consolideren en de archiverings- en opvraagprocessen standaardiseren. Het geconsolideerde archief is opgeslagen in circa 7500 grote archiefdozen wat gelijk staat aan ruim vier strekkende kilometer schapruimte. En dankzij de accurate inventarisadministratie heeft de hogeschool beter zicht op het opgeslagen materiaal en zijn de kosten transparanter.

Toegang tot de documenten zelf is ook aanzienlijk verbeterd, wat de bedrijfsvoering voor de hogeschool efficiënter maakt. En omdat Iron Mountain alle dossiers opslaat in een speciaal daarvoor ingerichte omgeving, met uitgebreide beschermings- en beveiligingsvoorzieningen, zijn ook de vertrouwelijkheid en beveiliging van de informatie beter geborgd. Bovendien zijn door de gerealiseerde schaalvoordelen de doorlopende opslagkosten gedaald.

Compliance was een belangrijke drijfveer achter de nieuwe oplossing. Hogeschool Inholland moet immers de kwaliteit van de opleidingen en lesprogramma’s kunnen aantonen. Marlies Heemskerk legt uit: “Beschikbaarheid van het het examenwerk is cruciaal met het oog op inspectie en accreditatie. Snelle service en betrouwbaar beheer zijn voor ons daarom erg belangrijk.”

De IM Connect-portal heeft zijn nut overtuigend bewezen. Naast overzicht en efficiency biedt de portal de hogeschool ook de mogelijkheid om verschillende rapportages te draaien, zodat eigendom van de dossiers en toerekening van de opslag- en opvraagkosten nu veel beter geregeld zijn.

Marlies Heemskerk besluit: “We ervaren de samenwerking met Iron Mountain als heel positief en plezierig. Het voelt nooit alsof we met een groot internationaal bedrijf zakendoen – het is echt een persoonlijke, vertrouwde manier van werken.”