Forse Kostenbesparing Door Extern Archief

Onderwerpen: Archiefbeheer uitbesteden | Kantoorruimte vrijmaken | Kostenbesparing | Archiefbeheer

Download PDF

Ribank Verhuist Het Hoofdkantoor Naar Een Andere Stad En Besteedt Verhuizing En Archiefbeheer Uit Aan Iron Mountain

Klant: Ribank

UITDAGING: Door een fusie moest het hoofdkantoor van Ribank verhuizen, wat problemen voor de dossieropslag betekende.

OPLOSSING: Iron Mountain werd gevraagd de verhuizing te verzorgen en opslag- en opvraagmogelijkheden te bieden.

WAARDE: De verhuizing verliep gemakkelijker en Ribank kon extra huur-, verbouwings- en personeelskosten vermijden.

“Uitbesteden was kosteneffectiever dan zelf doen. Als we het archief naar Amsterdam hadden verhuisd, hadden we hoge onkosten gehad door de extra huur en de benodigde verbouwing.”
Ton Kouwets, Consultant, verhuismanager.com BV

Klant

Ribank is als financieringsmaatschappij al ruim 55 jaar actief op het gebied van kredietverlening en mede gespecialiseerd in de automotive sector. Het is onderdeel van de Crédit Agricole Group, de grootste financiële groep van Frankrijk. Ribank behoort tot de grootste financieringsmaatschappijen in Nederland en is lid van de Vereniging van Financieringsondernemingen in Nederland (VFN).

Uitdaging

In 2009 fuseerde Ribank met InterBank, dat ook actief is op de markt voor doorlopend krediet en persoonlijke leningen. Beide merken bleven wel zelfstandig actief. Ribank moest echter door de fusie verhuizen van Nieuwegein naar Amsterdam.

“Toen kwam de bank voor de vraag te staan wat er met het archief moest gebeuren”, aldus Ton Kouwets, die de verhuizing verzorgde namens verhuismanager.com BV. “Het was direct duidelijk dat het beschikbare terrein te klein was. Er zou meer ruimte moeten worden gehuurd en er was een verbouwing nodig, omdat de vloeren niet geschikt waren voor de aanleg van een archief.”

Ribank besloot het hele archief uit te besteden. De hulp van Iron Mountain werd ingeroepen op basis van eerdere ervaringen van Ton Kouwets en doordat InterBank ook al gebruik maakte van Iron Mountain. Ton: “Iron Mountain zorgt ook voor het praktische beheer van het hele archief. Daardoor hoeft Ribank geen extra mensen in dienst te nemen.”

Oplossing

Het team van Iron Mountain verpakte en rubriceerde tienduizend dossiermappen van Ribank. Na registratie werden alle dossiers – met daarin vooral polissen en contracten – opgeslagen bij Iron Mountain.

Veel dossiers bleken een overschrijvingsbewijs te bevatten. Deze belangrijke documenten werden eerst geregistreerd en daarna uit de dossiers verwijderd en opgeslagen in een speciale kluis.

“Iron Mountain zorgt voor het praktische beheer van het hele archief. Daardoor hoeft Ribank geen extra mensen in dienst te nemen speciaal voor die taak.”
Ton Kouwets, Consultant, verhuismanager.com BV

Het proces werd voltooid zonder operationele problemen. Sindsdien beheert Iron Mountain alle opgeslagen dossiers voor Ribank. Voor nieuwe klanten maken de medewerkers van Ribank dossiers aan die Iron Mountain dan registreert en toevoegt aan het archief.

In de opslagruimte van Iron Mountain worden de dossiers bewaard onder optimale omstandigheden, zoals de juiste temperatuur en vochtigheidsgraad. Verder voldoet het complex aan alle vereisten op het gebied van vertrouwelijkheid en privacybescherming.

Via het webportaal van Iron Mountain kunnen de medewerkers van Ribank opgeslagen dossiers opvragen binnen de afgesproken tijd. Iron Mountain bewaart elk dossier zo lang als statutair is vereist. Als die periode is verstreken, wordt de bank geïnformeerd. Daarna kan het worden vernietigd conform de wetgeving op dit gebied.

Waarde

De medewerkers van Ribank hebben zich zonder problemen aan de externe archivering aangepast. “Iedereen was snel gewend aan de nieuwe situatie”, aldus Ton Kouwets. “Dat komt deels doordat Iron Mountain altijd meteen reageert op aanvragen.”

Ribank kijkt terug op een succesvolle verhuizing en heeft duidelijk voordeel van de uitbesteding. Doordat Iron Mountain het hele archief beheert, kan Ribank immers een aanzienlijke kostenbesparing realiseren.

Ton Kouwets vat samen: “In dit geval is uitbesteden kosteneffectiever dan zelf doen. Als we het archief naar Amsterdam hadden verhuisd, hadden we hoge onkosten gehad door de extra huur en de benodigde verbouwing.”