Een Checklist Met Best Practices Voor Back-Up Tapes

Onderwerpen: Data back-up en archivering

Hoe zet u een betrouwbaar back-up systeem op? Begin met het opzetten van een uitgebreid masterplan waarin staat hoe uw belangrijke gegevens moeten worden voorbereid en opgeslagen en hoe u hier snel toegang tot krijgt. Zorg daarna voor regelmatige controles en updates.

Voordat een piloot het vliegtuig kan starten, moet hij een lijst met veiligheidscontroles afwerken. Op eenzelfde manier moet u een best practices-gids voor de back-up van uw bedrijfsgegevens en herstelplannen hebben. Een gids die optimaal werkt, voorkomt giswerk en zorgt voor consistentie op belangrijke gebieden. De gids helpt u om:

  • Een back-up systeem op te bouwen waarmee u bedrijfskritieke gegevens kunt ophalen als u deze nodig hebt
  • De prestatie van uw systeem te meten en plannen te maken om voortdurend verbeteringen te realiseren
  • Te inventariseren van welke gegevens back-ups gemaakt moet worden en hoe lang deze bewaard moeten blijven, zodat u op termijn onnodige gegevens kunt verwijderen
  • De algehele prestaties van uw bedrijf te verbeteren door het elimineren van tijdrovende vragen of discussies over een strategie voor de back-up van uw gegevens

Als u het juiste systeem implementeert, weet u zeker dat back-ups op een consistente en juiste manier worden bijgehouden en dat bedrijfskritieke gegevens eenvoudig te vinden en te herstellen zijn.

Back-Up Systeem

Hoe zet u een betrouwbaar back-up systeem op? Begin met het opzetten van een uitgebreid masterplan waarin staat hoe uw belangrijke gegevens moeten worden voorbereid en opgeslagen en hoe u hier snel toegang tot krijgt. Zorg daarna voor regelmatige controles en updates.

1. Begrijp De Levenscyclus Van Back-up Tapes

Ondanks het feit dat back-up tapes voor de gemiddelde digitale consument misschien iets retro aandoen, weten professionals op het gebied van bedrijfsgegevens wat echt belangrijk is: tape is nog steeds onmisbaar en het is een uiterst praktische vorm van opslag en back-up. Als u tape op de juiste manier gebruikt, is dit systeem uiterst veilig en bestand tegen externe gegevensinbreuk of hacken.

Als u externe back-up tapes inzet voor uw bedrijf, omvat dit meer dan alleen maar nieuw aangemaakte tapes verzenden naar een archief en het ophalen van de tapes die u nodig hebt. Dit is het eenvoudigst te begrijpen als u het back-up systeem bekijkt als twee verschillende cycli - een cyclus voor inkomende data en een cyclus voor uitgaande data.

U moet de stappen van de uitgaande cyclus zorgvuldig opvolgen om de veiligheid en integriteit van uw records te kunnen garanderen:

  1. Nadat een back-uptape voltooid is, moet deze worden uitgenomen. Controleer of de back-uptape op de juiste manier is uitgenomen. Vervang alle uitgenomen tapes. Tel de tapes om zeker te weten dat alle verwachte tapes daadwerkelijk aanwezig zijn en gereed zijn voor transport.
  2. Maak een elektronische lijst van alle tapes die verplaatst worden. Door deze lijst op te stellen, helpt u de ontvanger om de levering te controleren. Plaats uw media in de koffer die voor een veilig transport is ontwikkeld.
  3. Voordat de leverancier uw informatie ophaalt, controleert u de materialen met de door u opgestelde elektronische lijst. Zorg dat de koffers deel uitmaken van een systeem dat elke persoon identificeert die direct contact heeft met de inhoud daarvan.
  4. De te verzenden media moeten worden opgeslagen in een omgeving met klimaatbeheersing. Vanaf dit punt mag alleen de door u aangestelde partner deze materialen behandelen.

En vergeet niet dat u mogelijk kwetsbaar bent op het moment dat de gegevens uw faciliteit verlaten. Controleer of u uw gegevens aan de juiste medewerker meegeeft. U kunt dit controleren door altijd om een persoonlijk identificatienummer en een identiteitsbewijs met foto te vragen.

Ook moet u uw cyclus voor inkomende gegevens plannen, voor het moment dat uw back-up partner de gegevens aan uw terugstuurt. Het is van groot belang dat fysieke media op een gestructureerde, consistente manier worden behandeld:

  1. Ontvang tapes in hetzelfde veilige gebied met klimaatbeheersing waar u ook uw uitgaande gegevens hebt opgeslagen. Voordat u ook maar iets daadwerkelijk gaat weghalen, moet u eerst de ontvangst van alle verwachte tapes controleren.
  2. Organiseer uw inkomende tapes op een rek dat is ontworpen om gegevens veilig op te slaan en te beveiligen.
  3. Stuur elektronische ophaallijsten naar uw externe opslagpartner als u niet op een eerder moment retourdatums hebt gespecificeerd.

2. Weet Wie Uw Mensen Zijn

Een belangrijke stap die u in dit best practices-proces moet nemen, is het beheersen van toegang door werknemers. Stel een autorisatielijst op en controleer deze regelmatig, om te waarborgen dat de juiste medewerkers doen wat zij moeten doen. Wees alert op wijzigingen in het personeelsbestand en controleer dat de autorisatie voor ontslagen en/of overgeplaatste werknemers wordt herroepen.

Ook hebt u een herstelplan nodig. Geef administratieve rechten voor het back-up- en herstelsysteem aan minimaal twee medewerkers; stel twee extra medewerkers aan om het herstel te beheren na dataverlies.

3. Anticipeer Op Mogelijke Problemen

Fouten kunnen altijd worden gemaakt. Een solide set van best practices kan fouten echter minimaliseren, terwijl het u ook helpt om fouten snel te identificeren en te corrigeren.

Stroomlijn het proces door geautomatiseerde technologie te gebruiken, waardoor u en uw leverancier voor gegevensopslag inkomende en uitgaande leveringen met elkaar kunnen vergelijken. Uw systeem moet identificatie op basis van barcode omvatten, zodat scanners media kunnen traceren terwijl zij van de ene locatie naar de andere worden verplaatst. Maak een systeem om afwijkingen te registeren en te traceren.

4. Blijf Herstelprocedures Testen (en nog eens testen)

Hoe robuust en veilig uw systeem ook is - digitale gegevens kunnen altijd worden beschadigd. De beste beveiliging tegen dergelijke tegenslagen is een set van best practices voor het herstellen van beschadigde gegevens. Een onderdeel van dit proces is dat u alleen tapes voor opslag verstuurt die een back-up maken van wat op uw onsite servers staat. Voer ook regelmatig steekproeven uit. Controleer of gegevens correct naar de opgeslagen media zijn geschreven, of alle voor een volledig herstel noodzakelijk gegevens extern beschikbaar zijn en of u er direct toegang tot hebt.

Het proces van het maken van een extern back-up- en herstelsysteem bestaat uit vele 'bewegende' onderdelen. Als u eenmaal tijd en middelen hebt ingezet om dit systeem op te bouwen, kunt u gerust zijn over uw back-up procedure en alles wat onderweg met de gegevens kan gebeuren.

Hebt u vragen over de back-up en het herstel van gegevens? Lees meer informatie over dit onderwerp in het Kenniscentrum of neem contact op met het Data Backup & Recovery Team van Iron Mountain. Een product- en servicespecialist die uw specifieke uitdagingen begrijpt, staat met deskundig advies voor u klaar.