Beperk De Kosten Van Gegevensback-Up En -Herstel Met Tier-Opslag

Onderwerpen: Data back-up en archivering

Tier-opslag, ofwel gelaagde opslag, wil zeggen dat er voor elke soort gegevens binnen uw bedrijf een geschikte opslagoplossing wordt gezocht. Hier vindt u informatie over het analyseren van de prijs, prestaties, capaciteit en werking van elk opslagsysteem, zodat u een rendabele en efficiënte gelaagde oplossing kunt samenstellen.

Gelaagde opslag biedt twee belangrijke voordelen. Ten eerste: als u alleen de duurste opslag gebruikt voor toepassingen die het nodig hebben, bespaart u geld doordat u goedkopere opties voor de rest toestaat. Ten tweede: met gelaagde opslag vermindert u kapitaalkosten doordat u de levensduur van dure hardware verlengt. Het kan ook de operationele kosten verminderen door verlaging van de kosten voor het beheer en onderhoud van krachtige schijven.

Neem het voorbeeld van Harry, een nieuwe medewerker bij LearnWell Community College. Hoewel het College hem niet als professor heeft aangenomen, wist hij dat hij veel aan begeleiding zou doen. Als nieuwe Director of Information Technology zou hij met zijn team het volledige opslagsysteem van het netwerk opnieuw in kaart moeten brengen en tijdens dit proces alle gebruikers moeten bijscholen.

Harry trof een samengeflanste puinhoop van dure onderdelen aan. Het College had elektronische versies van haar dossiers, waarvan sommige uit de begintijd van het 98 jaar oude instituut, opgeslagen op interne schijfsystemen maar daar werd zelden iets mee gedaan. Bovendien beschikte het systeem niet over een herstelplan in geval van een ramp of systeemcrash.

Als eerste nam Harry zich voor om het gegevensherstel- en -back-upplan te vernieuwen. Hij moest het amper functionerende opslagsysteem veranderen in een voorbeeldig model en het personeel leren hoe ze gearchiveerd materiaal konden opzoeken. Om dit te doen, moest hij een classificatiesysteem voor het ordenen van gegevens op basis van gebruik invoeren, en het vervolgens opslaan in een goed ontworpen gelaagd opslagsysteem. Dit nieuwe systeem moest veel rendabeler worden dan het huidige, zelfs na het toevoegen van redundantie.

De Voordelen Van Gelaagde Opslag

Voor degenen die niet vertrouwd zijn met de term, klinkt 'gelaagde opslag' misschien als een enorme bruidstaart die van harde schijven gemaakt is. Dat is niet eens zo'n gekke analogie. Het systeem maakt meerdere lagen van opslag, net zoals de niveaus van een taart met meerdere lagen:

  • De bovenste laag bevat essentiële gegevens in handigere (maar ook duurdere) opslagmedia, die dagelijks worden gebruikt.
  • De lagere niveaus bevatten minder kritieke gegevens in goedkopere opslagmedia, zoals tapeback-upsystemen.

Bedrijven gaan meestal over op gelaagde opslag als een kostenbesparende maatregel, met name in het zich snel ontwikkelende klimaat van Big Data. Organisaties zien hun gegevensbibliotheken zo snel groeien dat het onbetaalbaar wordt om ze op lokale schijven te bewaren. Zij hebben een archiveringssysteem nodig dat het essentiële van de rest scheidt, en elk soort gegevens overeenkomstig opslaat.

Regelgeving met betrekking tot gegevensopslag wordt strenger en kan richtlijnen bevatten over welk soort gegevens uw organisatie moet bewaren. Hier ziet u hoe een weldoordacht opslagsysteem met drie lagen deze en andere belangrijke onderwerpen aan de orde stelt:

  • Laag 1: gegevens die van essentieel belang zijn voor de dagelijkse activiteiten van uw bedrijf en/of zeer vertrouwelijk zijn.
  • Laag 2: gegevens die u van tijd tot tijd nodig hebt.
  • Laag 3: informatie die u zelden of nooit nodig hebt. Deze gegevens worden waarschijnlijk opgeslagen totdat het gegevenslevenscyclusplan vraagt om de veilige vernietiging ervan. Tapeback-up systemen die een hoog niveau van veiligheid en kosteneffectiviteit bieden, zijn een uitstekende mediaoptie voor laag 3.

De Lange Arm Van De Wet

De aanstaande General Data Protection Regulation (GDPR, Algemene Verordening Gegevensbescherming) van de Europese Unie wordt een belangrijke wet met wereldwijde gevolgen. Deze zal worden ingesteld ter vervanging van de Data Protection Directive (Richtlijn Gegevensbescherming) uit 1995, bekend als EU-Richtlijn 95-46-EU. De Richtlijn uit 1995 heeft de Europese gemeenschap 20 jaar goed gediend, maar is nu achterhaald als gevolg van vooruitgang in technologie, gerechtelijke uitspraken en intellectueel gedachtegoed. Het is belangrijk op te merken dat de GDPR vanuit een juridisch standpunt, omdat het een verordening is, veel sterkere juridische vereisten heeft dan de richtlijn uit 1995: de verordening is een mandaat, terwijl de richtlijn een leidraad was. Het is noodzakelijk te begrijpen dat organisaties overal ter wereld, zowel binnen als buiten de Europese Unie, door de GDPR worden beïnvloed.

Het ontwerp van de GDPR is sinds juni 2015 goedgekeurd. Er zullen echter nog diverse aanvullende wettelijke hindernissen genomen moeten worden voordat het wetgeving wordt binnen de EU. De verwachting is dat de Europese Raad tot in december 2015 op technisch niveau zal blijven werken. Onderhandelingen over de voorgestelde tekst tussen de Raad en het Europees Parlement zullen tot die tijd voortgezet worden. Een definitieve versie wordt tegen het eind van het jaar verwacht.

Er zijn binnen de GDPR begrippen en definities die bedrijven moeten begrijpen:

  • Data subjects en persoonlijke data subjects zijn mensen die direct of indirect kunnen worden geïdentificeerd aan de hand van hun gegevens.
  • Gerechtvaardigd belang nagestreefd door een controller (artikel 6, lid 1, onder f) - dit is één van de zes redenen voor de rechtmatigheid van de verwerking. Het gerechtvaardigde belang van de data controller mag niet voorbijgaan aan de fundamentele rechten en de belangen van de natuurlijke persoon, in het bijzonder wanneer de betrokkene een kind is. De vijf andere redenen voor de rechtmatigheid van de verwerking zijn: toestemming, de noodzaak tot het uitvoeren van een taak in het algemeen belang, de noodzaak om te voldoen aan een contract, een wettelijke verplichting, en de gegevens zijn nodig voor de vitale belangen van de betrokkene.
  • Toestemming - dit wordt gedefinieerd als vrij verleende, specifieke en uitdrukkelijke vermelding van wensen door verklaring of door duidelijk bevestigende handeling.
  • Draagbaarheid - betrokkenen moeten kunnen beschikken over een kopie van de gegevens in een formaat waarin ze deze verder kunnen gebruiken (artikel 18, lid 1). Ten tweede moet de betrokkene, indien gegevens worden verwerkt op basis van toestemming of contract, de gegevens die hij heeft verstrekt mee kunnen nemen wanneer hij van serviceprovider verandert (artikel 18, lid 2).
  • Het recht om te worden vergeten - het recht op verwijdering of het recht om te worden vergeten, heeft al tot discussie geleid. Er zijn twee specifieke acties;
    • Ten eerste heeft de natuurlijke persoon, wanneer de data controller geen reden heeft om de gegevens verder te verwerken of wanneer de gegevens in strijd met de verordening zijn verwerkt, er recht op dat de gegevens worden verwijderd (artikel 17, lid 1). De betrokkene moet een verzoek indienen waarin de data controller wordt gevraagd om de gegevens te verwijderen.
    • Ten tweede moet de controller, wanneer deze de persoonsgegevens al openbaar heeft gemaakt, alle redelijke stappen nemen om externe partijen die de gegevens verwerken te informeren over het verzoek tot verwijdering van koppelingen naar of kopieën van de persoonsgegevens (artikel 17, lid 2).
  • Melding van inbreuk op gegevens - wanneer informatie wordt gecompromitteerd door kwaadwillige of onbedoelde onthulling, vereist artikel 31 dat gegevensverwerkers dit binnen 24 uur na ontdekking van een inbreuk bij hun toezichthoudende autoriteiten melden.

Planning Voor Tiers

Gun uzelf voldoende tijd om uw gelaagde opslagsysteem samen te stellen. In de meeste gevallen kan het maanden duren om het te bedenken, bouwen, testen en verfijnen. En natuurlijk moet u het voortdurend bewaken om gebieden die verbetering behoeven in kaart te brengen.

Verwacht enige concurrentie tussen afdelingen wanneer u de lagen instelt. Het marketingteam kan volhouden dat hun documenten van groot belang zijn, terwijl Verkoop beweert dat hun documenten allemaal Laag 1 zijn. Beide afdelingen zijn misschien wel tegen opslag in lagen en willen al hun documenten lokaal of in de cloud opslaan.

In plaats van een systeem waarbij medewerkers gelaagde gegevens handmatig ordenen en back-uppen, dient u een geautomatiseerd systeem te maken om alle gedoe te voorkomen. Implementeer een hiërarchisch opslagbeheersysteem om opgeslagen gegevens automatisch tussen lagen te verplaatsen. Een andere methode om het gebruik van gelaagde opslag te bevorderen, is het implementeren van een chargeback-systeem waardoor afdelingen de werkelijke kosten van hun gegevensopslag kunnen bewaken. Als ze zich bewust worden van de kosten, zouden medewerkers enthousiast moeten zijn om gelaagde opslag te gebruiken en geld te besparen.

Volg deze drie stappen om uw systeem te implementeren:

  • Stap 1: kies het aantal lagen. Elke laag is een potentiële besparing voor uw organisatie, want u hebt de mogelijkheid om de goedkoopste soort opslag te gebruiken. Hoe meer lagen u maakt, des te fijner is het niveau van controle dat u hebt. Maar met meer lagen neemt de complexiteit toe, dus plan oordeelkundig.
  • Het aantal lagen dat uw bedrijf moet aanhouden, is afhankelijk van het aantal verschillende gegevenssoorten in uw bedrijf. Twee andere factoren zijn uw Recovery Point Objectives (RPO's, doelstellingen voor herstelpunt) - de hoeveelheid gegevensverlies die u bereid bent te aanvaarden tijdens een herstel - en Recovery Time Objectives (RTO's, doelstellingen voor hersteltijd) - de tijdsduur van het herstel. Gelaagde systemen bestaan meestal uit twee tot tien lagen.

  • Stap 2: bepaal per laag de opslagbehoeften. Moet het materiaal ter plaatse zijn of kan het ook op een externe locatie worden opgeslagen? Gebruikt u het materiaal vaak of zelden? Wat voor soort beveiliging hebt u nodig? Bekijk de specificaties van uw opslagmogelijkheden om te beoordelen welke oplossing het best bij elke laag past. Analyseer uw informatie en bepaal de capaciteit en het niveau van schaalbaarheid voor elke gegevenssoort. Vergeet niet alleen te plannen voor wat nu nodig is, maar ook voor wat naar verwachting in de komende drie tot vijf jaar benodigd zal zijn.
  • Mogelijk vindt u het toewijzen van opslagsystemen voor elke laag een uitdaging. U wilt immers elke gegevensverzameling in de goedkoopst mogelijke opslag plaatsen en toch voldoen aan snelheidsvereisten. U moet echter ook rekening houden met schaalbaarheid van het systeem, omdat u niet beperkt wilt worden door de beperkte omvang en prestaties die inherent zijn aan bepaalde ontwerpen.

  • Stap 3: praat met uw collega's. Als u tot nu toe de verschillende afdelingen van uw organisatie nog niet hebt gehoord, is het tijd om dit te doen. Praat met afdelingshoofden over hoe het nieuwe systeem sommige gegevenslocaties kan veranderen, en zorg dat elke persoon ondertekent wat u overeenkomt.
  • Als u de lagen eenmaal hebt bepaald, is het tijd om de implementatie ervan te plannen. Hier zijn enkele vragen die u zichzelf moet stellen als u de sjabloon voor het systeem maakt:

    • Wat zijn de doelstellingen van uw organisatie voor het gelaagde systeem?
    • Welk budget hebt u nodig? (Hoewel uw doel is om op termijn geld te besparen, is voor een gelaagd systeem nog steeds een initiële investering nodig.)
    • Wat voor soort personeel hebt u nodig om het te maken? Hebt u het benodigde personeel of moet u deskundigen inschakelen?
    • Hoe worden de systemen onderling verbonden? (Maak een grafische voorstelling.)
    • Hoelang duurt het om alles in te stellen? Zullen essentiële gegevens gedurende die tijd offline zijn?

Test Uw Plan

Als u uiteindelijk een oplossing voor gelaagde opslag hebt ingesteld, hebt u een mijlpaal bereikt, maar u bent dan nog steeds niet helemaal klaar. Zorg ervoor dat u uw systeem test en blijf het tijdens de gehele levensduur bewaken. Vraag uzelf af:

  1. Organiseert het uw organisatie?
    • Voldoet het ontwerp van het systeem aan de behoeften van uw organisatie?
    • Weerspiegelt het aantal lagen hoe u gegevens gebruikt?
    • Zorgt elke laag onder Laag 1 voor een aanzienlijke kostenbesparing ten opzichte van de vorige laag?
    • Wordt elke laag gebruikt? (Mogelijk hebt u er te veel gepland, en zijn een of meer lagen leeg.)
  2. Zal het uiteindelijk geld besparen?
    • Kwamen de kosten overeen met uw verwachtingen?
    • Had u meer met externe leveranciers kunnen samenwerken of andere opslagmedia kunnen kiezen?
    • Begint u met de nieuwe opslagopties vanaf dag één te besparen?
  3. Is het efficiënt genoeg?
    • Hoe werken de verschillende afdelingen met hun nieuwe opslagopties? Worden een of meer van hun dagelijkse taken beperkt door de lagen? Zo ja, overweeg dan om het plan aan te passen.
    • Begrijpt elke afdeling het systeem of is aanvullende training nodig?

Bent u tevreden met de antwoorden op deze vragen? Zo ja, dan is de kans groot dat uw oude lappendeken van opslagsystemen is gepromoveerd tot een gelaagd opslagsysteem dat het opslagmedium aan de gegevenssoort koppelt, tegelijkertijd geld bespaart en betere toegang tot vaak gebruikt materiaal biedt.

Iron Mountain Stelt Voor: Ga Offsite Voor Besparingen

Voor bedrijven die gewend zijn om al hun informatie intern op schijven op te slaan, kan opslag in lagen enorme besparingen bieden. Maar wat die organisaties wellicht niet beseffen is dat het offsite opslaan van minder gebruikte gegevens met een tapeback-up systeem ook extra voordelen biedt, zoals:

  • Het vermogen om te herstellen van rampzalige gebeurtenissen die van invloed zijn op alle servers in een kantoor, zoals een terroristische aanslag of natuurrampen zoals een overstroming
  • Snelle toegang tot opgeslagen informatie om te reageren op bestuursrechtelijke of wettelijke verzoeken
  • Een archiefsysteem waarmee u precies weet waar uw bestanden zich bevinden.

Hebt u vragen over de back-up en het herstel van gegevens? Lees meer informatie over dit onderwerp in het Kenniscentrum, of bel ons op 0800 272 4433.