Schatgraven Naar Inzicht: Het Data-Archief Herontdekken

Download PDF

Het archief heeft een nieuwe rol gekregen. Van oudsher was een archief bedoeld voor gegevensherstel, primaire bedrijfscontinuïteit, naleving van wet- en regelgeving en eDiscovery. Nu willen bedrijven Big Data en analyses gebruiken om concurrentievoordeel te behalen in hun markten en betere klantenservice te bieden via wat IDC het 'derde platform' noemt. Dit platform bestaat uit een combinatie van cloud, Big Data, mobiele en sociale technologieën. Het biedt organisaties meer inzicht in hun data-archieven dan ooit tevoren. In deze moderne tijden hebben bedrijven nieuwe mogelijkheden om hun data-archieven te gebruiken om informatie om te zetten in inkomsten.

De grootste 15% van de ondervraagde bedrijven schreven meer dan 10 miljoen dollar (ongeveer 8,84 miljoen euro) aan extra winst in het afgelopen jaar rechtstreeks toe aan het dataminen van hun data-archieven.

'Schatgraven naar inzicht: het data-archief herontdekken' is een studie ontwikkeld door IDC en gesponsord door Iron Mountain. Hieruit blijkt dat succesvolle organisaties over de hele wereld data-archieven voor meer dan alleen de traditionele vereisten op het gebied van wet- en regelgeving gebruiken. Ze zetten datamining van hun archieven in om belangrijke inzichten te vergaren en zo hun bedrijfsresultaten te verbeteren. Deze organisaties verbeteren hun klantenservice en verhogen hun inkomsten. De resultaten van datamining kunnen aanzienlijk zijn. De grootste 15% van de ondervraagde bedrijven schreven meer dan 10 miljoen dollar (ongeveer 8,84 miljoen euro) aan extra winst in het afgelopen jaar rechtstreeks toe aan het dataminen van hun data-archieven.

Data-archieven kunnen veel meerwaarde bieden, maar deze blijft vaak grotendeels onbenut. Veel bedrijven hebben niet de vereiste structuur om er volledig van te profiteren. De meeste bedrijven houden zes of meer archieven bij en archiveren veel verschillende soorten gegevens, waaronder e-mails, Word-bestanden en beveiligingslogboeken. Slechts 12% van deze bedrijven heeft een uniform proces om te bepalen welke gegevens worden gearchiveerd en wanneer dit gebeurt. Dit betekent dat 88% van de organisaties soms problemen heeft om belangrijke informatie te identificeren en te vinden wanneer ze die nodig hebben.

88% van de organisaties heeft soms problemen om belangrijke informatie te identificeren en te vinden wanneer ze die nodig hebben.

Naast deze problemen zijn er ook grote organisatorische miscommunicaties met betrekking tot verantwoording voor archieven en bevoegdheden die elkaar kruisen, in het bijzonder tussen de juridische afdelingen en IT-afdelingen. Juridische afdelingen gebruiken data-archieven voor essentiële doeleinden, zoals het opvragen van gegevens voor eDiscovery en 'early case assessment', het behandelen van audits door regelgevende instanties en het zoeken van informatie voor onderbouwing van juridische standpunten. Het zijn echter juist deze groepen die ook vaak kritisch zijn over de archiveringsstrategieën van hun bedrijf. Zij zien mogelijk minder meerwaarde voor het bedrijf in de archieven dan IT-afdelingen en LOB (lines of business; uitvoerende posities), en ze zijn vaak ontevreden over het archiefbeheer door IT in het algemeen, inclusief de mogelijkheid om snel informatie op te vragen wanneer snelle responstijden vereist zijn.

De waarde van gearchiveerde data is niet altijd duidelijk. Archiveringsplannen vragen om aandacht voor gestructureerde, semi-gestructureerde en ongestructureerde data om succesvol te zijn. Vaak wordt bij organisaties niet elke soort data even goed beheerd. Bedrijven moeten ernaar streven om alle soorten data goed te beheren om van hun archieven te profiteren.

Over Het Onderzoek

De studie waarnaar hier wordt verwezen is uitgevoerd door IDC in samenwerking met Iron Mountain. De studie is gebaseerd op een enquête onder 1011 leden van het senior en executive management die zijn betrokken bij data-archivering van organisaties met meer dan 500 medewerkers, verspreid over verschillend sectoren. De enquête richt zich op acht landen: de Verenigde Staten, Canada, het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Spanje, Nederland, Duitsland en Australië. De respondenten werken in IT-afdelingen en juridische afdelingen of uitvoerende posities. Respondenten werd gevraagd naar hun huidige archiveringsstrategieën en -processen, de bedrijfswaarde van hun data-archieven en hoe tevreden zij zijn met de toegang tot gearchiveerde informatie voor een breed scala aan zakelijke doeleinden.