Dat men een back-up niet mag beschouwen als een soort archief lijkt een open deur. Toch is er te vaak nog verwarring tussen wat een back-up is en wat archief:  zo zijn er bedrijven die (onterecht) de jaar-back-up beschouwen als het archief.

Een back-up is een reservekopie die gebruikt wordt om in het geval van een calamiteit de verloren gegevens zo snel mogelijk terug te zetten. De gegevens die veilig gesteld moeten worden kunnen daarbij veranderen en moeten daarom regelmatig opnieuw gekopieerd worden, een back-up is niets meer dan een periodiek genomen “snapshots” van (actieve) data. Als er geen calamiteit optreedt hoeft een back-up nooit terug gelezen te worden.

Archiveren betekent het geordend opslaan van gegevens. Data archivering is de (lange-termijn) opslag van niet vaak geraadpleegde bestanden welke niet meer veranderen maar wel een waarde hebben voor de organisatie en dus bewaard moet blijven. De informatie in archieven wordt niet dagelijks geraadpleegd maar moet wel op verzoek relatief snel benaderbaar zijn. In tegenstelling tot een back-up bevat een archief originele gegevens, het verlies van het archief betekent ook het verlies van de originele data.

Waarom zou je archiveren?

  • Juridische reden: De wet- en regelgeving schrijft voor veel type documenten en informatie een maximale en minimale bewaartermijn voor.  Denk bijvoorbeeld aan boekhouding die 7 jaar bewaard dient te worden.
  • Beleidsmatige reden: In archief zit de kennis van de organisatie besloten. Een deel van deze kennis wordt  gebruikt voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Voorbeelden hiervan zijn werkinstructies en rapportages.
  • Historische reden: In archief zit de geschiedenis van de organisatie besloten. Of je nu een commercieel bedrijf of een overheidsinstelling bent, een deel van het archief is wellicht belangrijk voor analyse en onderzoek of heeft misschien een historische waarde.
  • Financiële reden: Data die niet meer verandert wordt toch in elke full back-up meegenomen. Zo verzamel je vele kopieën van één en dezelfde file. Deze data in een archief stoppen verkleint de back-up (en vermindert de tijd en kosten voor back-up en herstel).

Juridische redenen voor archivering: bewaren en bewijzen.
Data die om juridische redenen moet worden bewaard moet aan een aantal voorwaarden voldoen:

  • De data mag niet meer worden gewijzigd
  • Een aantoonbare gesloten bewaarketen / controlespoor (audit trail) moet op aanvraag kunnen worden overlegd
  • De data moet gedurende de wettelijke bewaartermijn leesbaar zijn. Dit stelt eisen aan het beheer van de datadrager en de technologie die nodig is om de data te lezen.
  • Na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn mag (of moet!) de data worden verwijderd.