U kunt uw papieren archief digitaliseren door uw documenten door ons te laten scannen en indexeren. U kunt ervoor kiezen om alleen de meest actieve documenten te digitaliseren of al u fysieke documenten.

Slim scannen

Uit kostenoverweging is het raadzaam om selectief te zijn in de digitalisering van uw archief. Vaak gebruikte documenten worden in bulk gescand en zijn direct digitaal beschikbaar. Minder frequent geraadpleegde documenten worden fysiek extern opgeslagen en op aanvraag gescand als u ze nodig hebt (Image on Demand).
Door goed te kijken naar het type document, de bewaartermijn en hoe vaak u het document nodig hebt, minimaliseert uw de conversiekosten terwijl u de toegankelijkheid waarborgt.

De digitale transitie beheren

Wij bieden:

  • In bulk scannen van gearchiveerde documenten
  • Binnenkomende documenten scannen, op dezelfde dag, als onderdeel van uw werkproces (zoals inkomende facturen)
  • Op aanvraag scannen van papieren documenten die bij ons zijn opgeslagen (Image on Demand)
  • OCR-tekstherkenning – met onze software kunnen we automatisch informatie extraheren uit formulieren en zelfs streepjescodes en handschrift lezen
  • Online gehost archief – overal en altijd toegang tot uw gescande documenten
  • Integratie in uw huidige papieren workflow en probleemloze samenwerking met de meeste systemen voor documentbeheer
  • Best practices voor beveiliging van, en toegang tot documenten
  • Hulp bij naleving van de voorschriften en ondersteuning bij audits

“De logistiek van het project verliep perfect. Iron Mountain zorgde voor de volledige overstap - van het verzamelen van de bestanden tot de levering van de elektronische data. Wij hoefden bijna niets te doen.”

JellinekMentrum