Scannen, of beter gezegd, informatie vastleggen door middel van imaging, biedt bedrijven de mogelijkheid om op een totaal nieuwe manier te werken. Informatie kan eenvoudig worden gedeeld en is dus onmiddellijk beschikbaar voor iedereen die het nodig heeft. Bovendien kunnen bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd, waardoor de kosten lager worden en de efficiëntie toeneemt.

Met het oog op deze voordelen is het geen wonder dat zo veel organisaties haast maken met het digitaliseren van hun informatie. Maar in hun verlangen om op te schieten, snijden organisaties bochten af om de kortste route naar de eindbestemming te nemen. Ironisch genoeg betekent die haast om vooruit te komen meestal een enorme stap terug. Hierna zetten we een aantal do’s en don’ts op een rijtje om u weg te helpen naar het uiteindelijke doel: een papierloos (of papierarm) kantoor

Proces- of documentgericht?

Het papierloze kantoor is een misleidende term omdat het documentgericht is. Het leidt tot denkfouten en propageert een digitale

eenheidsworstoplossing: “Maak alle documenten digitaal beschikbaar, versnipper het papier en daar is het dan: het kantoor zonder papier.” Digitaliseren is een middel om een doel te bereiken, geen doel op zichzelf. Informatie is de grondstof van werkprocessen. Het zijn de processen die moeten bepalen of informatie fysiek of digitaal beschikbaar moet zijn.

 

Consensus of slagvaardigheid?

Zorg voor draagvlak door alle gebruikers vanaf het allereerste begin bij de digitalisering te betrekken. Bouw aan consensus op de werkvloer en creëer betrokkenheid van alle medewerkers. Dat kost ongetwijfeld tijd. Steun van het personeel is van cruciaal belang bij een geslaagde overstap naar digitale informatie.

Beginnen met compliance of later inbouwen?

Externe instanties leggen organisaties de plicht op tot naleving van een steeds toenemende en steeds complexere regelgeving. Het is aanlokkelijk voor een bedrijf om zich te concentreren op interne kwesties en naleving van de regelgeving te beschouwen als iets dat buiten de bedrijfsprocessen valt. Juist omdat compliance niet vanzelf deel uitmaakt van het bedrijfsproces, moet al in de eerste fase geborgd worden dat aan compliance eisen wordt voldaan.

Digitaliseren waar nodig versus alles in één keer?

Het lijkt zo logisch: voor het papierloze kantoor moet u alle documenten digitaliseren. Toch is dat wat u precies niet moet doen. Digitaliseer alleen wanneer nodig. Dat betekent in de praktijk dat nieuwe, inkomende documenten meteen worden gescand. Bestaande documenten die veel worden geraadpleegd, worden als bulk gescand. Maar documenten uit archieven waarvan u weet dat slechts een klein percentage wordt opgevraagd, komen pas aan de beurt als ze daadwerkelijk wordt opgevraagd.

 

Wie bepalen de metadata: gebruikers of deskundigen

Tags, labels en andere vormen van metadata zijn essentieel om snel de juiste documenten te vinden. Niemand weet dit beter dan degenen die dagelijks documenten zoeken. Daarom moeten gebruikers de metadata definiëren. Natuurlijk moeten ze worden begeleid door deskundigen, maar laat de deskundigen het vooral niet overnemen. Daar komen ongelukken van.