Een doordacht programma voor uw documentbeheer houdt uw organisatie compliant en kostenefficiënt. Maar het kan u ook kostbare vierkante meters vrijmaken.

 

Voor veel bedrijven is archiefbeheer niet veel meer dan dossiers wegstoppen in kasten op de afdeling - of misschien in de archiefruimte in de kelder. Van indexeren en opschonen is nauwelijks sprake. Deze aanpak is nooit rendabel - en de ruimteverspilling neemt toe als de hoeveelheid informatie die uw bedrijf genereert blijft groeien.

Hoeveel dure kantoorruimte en vastgoed wordt binnen uw organisatie gebruikt voor het opslaan van documenten en archief? Het zal u verbazen als u kijkt naar de kosten die gemoeid gaan met archiefopslag op uw eigen locatie. Naast de vierkante meterprijs, bent u ook kosten kwijt voor archiefkasten, magazijnstellingen, document scanners en maatregelen ter beveiliging van uw informatie. Daar komt nog bij dat de groei van informatie op papier lastig te voorspellen lijkt, hetgeen van invloed is op de schaalbaarheid van de archiefruimte.

Overweeg de volgende stappen in het opstellen van uw informatiebeheerbeleid:

Stap 1: Leg verantwoordelijkheden vast
Resultaat kan alleen worden geboekt als er een eigenaar is. Het toewijzen van verantwoordelijkheden voor het bijhouden van gearchiveerde documenten - het beslissen over wat bewaard moet blijven en wat vernietigd mag worden – is uw eerste stap.

Stap 2: Stel een bewaarbeleid op
Implementeer een bewaarbeleid dat voldoet aan interne richtlijnen en externe regelgeving. Een schema met relevante bewaartermijnen zorgt ervoor dat u goed in kaart kunt brengen welke documenten niet langer bewaard hoeven te blijven en veilig vernietigd mogen worden. Download de gids met bewaartermijnen

Stap 3: Opschonen en herstructureren
Als het bewaarbeleid duidelijk is, kunt u aan de slag. Tijd voor de grote schoonmaak!
Begin met hetgeen niet langer bewaard hoeft te worden. Als het een omvangrijke hoeveelheid is kan het zinnig zijn om een externe partij in te schakelen die alles in een keer veilig kan versnipperen. Nu de ballast weg is, is het tijd om de actieve van de minder actieve documenten te scheiden. De dagelijks geraadpleegde documenten krijgen een veilige plek binnen uw pand, of worden gedigitaliseerd. De minder frequent gebruikte documenten kunnen worden verhuisd naar een externe locatie voor archiefopslag - grote kans dat dit u onder de streep geld oplevert.

Stap 4: Communiceren en trainen
Nu u uw document- en archiefbeheer goed heeft georganiseerd en u kantoorruimte hebt vrijgemaakt, wilt u dat natuurlijk graag is stand houden. Communiceer het beleid aan uw medewerkers en train nieuw personeel bij binnenkomst. De manier waarop uw organisatie met informatie omgaat, moet deel gaan uitmaken van de cultuur. Medewerkers moeten niet alleen begrijpen welke procedures moeten worden gevolgd maar ook welke consequenties het heeft als men hiervan afwijkt. Het uitdragen van een beleid en inbedden in een cultuur begint aan de top: de directie heeft hier een aanzienlijke verantwoordelijkheid in.

Nu uw documenten gesorteerd, opgeschoond en opgeslagen staan, zult u versteld staan van die u hebt vrijgemaakt. Ruimte die u voor meer waardevolle activiteiten kunt inzetten, of misschien houdt u nog ruimte over voor een mooie voetbaltafel voor ontspanning in de pauze.