Het privacybeleid van de website van Iron Mountain

IRON MOUNTAIN HECHT GROTE WAARDE AAN UW PRIVACY

Dit beleidsdocument is aanvaard en wordt gevolgd door: Iron Mountain, haar deelnemende dochterbedrijven en “joint venture partners” welke deel uitmaken van Iron Mountain, en andere entiteiten welke rechtstreeks of onrechtstreeks worden beheerd door Iron Mountain (elk verwant bedrijf met Iron Mountain en haar dochterbedrijven, hierbij gezamelijk genaamd en naar vermeld als Iron Mountain).

Iron Mountain is zich bewust van uw bezorgdheid in verband met persoonlijke gegevens welke U toevertrouwd via deze website van Iron Mountain. Dit privacybeleid licht toe welke soort informatie verzameld en nagetrokken wordt op de website, hoe de informatie gebruikt wordt en met wie de informatie gedeeld wordt. U kan tevens de Principes van Privacy van Iron Mountain nakijken de bedrijfsverbinding uiteenzet om de privacy van klanten en werknemers te beschermen, online en offline. In het geval date er zich onregelmatigheden zouden voordoen, met betrekking tot dit beleid en de Princieps van Privacy aangaande privacy online, zullen de bepalingen van dit beleid van toepassing zijn.

Verzameling van gegevens.

Iron Mountain verzamelt twee soorten informatie over de gebruikers van deze website; “Persoonlijke Informatie” (waaronder, maar niet beperkt tot, uw naam, telefoonnummer en e-mail adres) en niet-persoonsgebonden informatie en anoniem “Gezamenlijke Informatie” (zoals informatie over het aantal gebruikers dat onze website bezoekt). Alleen tenzij U ons op vrijwillige basis deze informatie verstrekt of tenzij de informatie verzameld wordt via cookies op de manier zoals beschreven in dit beleid, zal Iron Mountain geen “persoonlijke gegevens” in verband met uw gebruik van deze website verzamelen.

Gelieve deze overeenkomst aandachtig te lezen zodat U de correctheid kan nagaan van elke persoonlijke informatie dat wij van U tot onze beschikking hebben en tevens na te gaan hoe U Iron Mountain kan verzoeken om uw persoonlijke gegevens aan te passen of te vernietigen.

Om aan uw verzoek tot informatie te kunnen voldoen, vragen wij U uw naam, titel, bedrijf met hetwelk U een connectie heeft, postadres, telefoonnummer en e-mail adres, door te geven. U kan op op geheel vrijwillig basis ook de beste tijd om door ons gecontacteerd te worden, vermelden, de jaarlijkse inkomsten van het bedrijf waarmee U een connectie heeft, het aantal werknemers van het bedrijf waarmee U een connectie heeft, en andere van toepassing zijnde gegevens [indien zulke gegevens van toepassing zijn voor de informatie die U van ons verzocht].

Gebruik van de verzamelde gegevens.

Wij zullen de informatie welke U verstrekt gebruiken (a) om Uw specifieke verzoeken te kunnen beantwoorden; (b) om op Uw verzoek, U bijkomende informatie toe te sturen met betrekking tot Iron Mountain en haar diensten die U interessant zou kunnen vinden; (c) in het beheer van de website en (d) zoals beschreven in deze overeenkomst.

Iron Mountain kan van tijd tot tijd uw Persoonlijke Gegevens overdragen aan marketing adviseurs, desgevallend zullen de adviseurs het verbod opgelegd worden om uw persoonlijke gegevens te gebruiken hetzij met betrekking tot de gegevens die ze nodig hebben om Iron Mountain bij te staan in de verkoop van haar diensten en producten. Van hen wordt vereist dat ze de bepalingen van deze overeenkomst navolgen.

Het gebruik van cookies en andere technologiën.

Algemeen – Wanneer U onze Site bezoekt, wordt informatie met betrekking tot uw browsertype, besturingssysteem, IP-adres en domeinnaam via dewelke U toegang verkreeg tot de website (bv. Yahoo.com) verzameld. Bovendien kunnen we informatie verzamelen met betrekking tot uw besturingsgedrag, zoals het aantal keren dat U de website bezocht, de datum waarop U de site bezocht en de tijdspanne welke U gebruikte om de site te bekijken. Bovendien kan Iron Mountain uw reacties op advertenties,

e-mails en de inhoud van de website van Iron Mountain nagaan om te bepalen of U geschikt bent om HTML-gebaseerde e-mails te ontvangen, te weten te komen hoeveel gebruikers hun e-mail lezen en om onze server toe te laten om statistieken bij te houden met betrekking tot een e-mail campagne van Iron Mountain. Deze informatie wordt uitsluitend voor interne doeleinden gebruikt, meer bepaald voor het beheer van onze website en ter verbetering van de werking ervan, het is tevens een hulpmiddel om onze communicatie op uw behoeften te kunnen afstemmen waarbij we de dienstverlening en de gebruiksvriendelijkheid van onze Site verbeteren. De verzameling van zulke informatie, hetzij door ons, hetzij via de data-verzamelaars is onderhavig aan de bepalingen zoals uiteengezet in deze overeenkomst.

Het gebruik van GIF documenten – Ter aanvulling van onze eigen cookies, gebruiken we Pixels, of transparante GIF documenten op onze Sites om onze online marketing via advertenties en e-mails beter te beheren. Deze GIF documenten worden voorzien door één of meerdere Dienstverleners, al naargelang onze aanduidingen met betrekking tot hun doelgebruik. De documenten laten ons en onze dienstverleners toe te achterhalen welke advertenties en e-mails U tot onze Site brachten en op welke wijze U gebruik maakt van de Site.

Voorbeelden van de manier waarop Iron Mountain en onze derde dienstverleners deze GIF documenten gebruiken, omvatten:

  • het nagaan van reacties van klanten op onze advertenties, e-mails en de inhoud van de Site;
  • het bepalen van uw mogelijkheid om e-mail boodschappen te ontvangen op HTML basis. Deze mogelijkheid helpt ons en onze dienstverleners om U e-mail te versturen in een formatering die U kan lezen;
  • het kunnen nagaan van het aantal gebruikers die de e-mail opendoen, waardoor onze dienstverleners ons gezamenlijke statistieken kunnen leveren aangaande e-mail campagnes.
  • Het toelaten om onze online interactie beter af te stemmen ter verbetering van onze klantendiensten en technische functies van de Site en aanbiedingen en promoties te voorzien waarvan wij veronderstellen dat ze uw interesse wegdragen, dit alles alleen mits uw toestemming om dergelijke e-mails te ontvangen.

Om deze of andere activiteiten uit te voeren, worden uw persoonlijke gegevens welke U ons eerder verschaftte (zoals bv. uw naam en e-mail adres), gekoppeld aan de informatie over hoe U op onze Site terechtkwam en op welke manier U de Site terug verliet, welke ons verstrekt wordt door de GIF documenten.

Uw recht om cookies te weigeren

U zal de mogelijkheid gegeven worden om het gebruik van cookies op onze website al dan niet te aanvaarden. U heeft de keuze om cookies te aanvaarden (en onze dienstverlening zal steeds haar functies behouden). Hoewel, dit kan de dienstverlening welke U kan verkrijgen op de website, beperken.

De gegevens die we vrijgeven.

Volgens toepasbare wet, worden uw persoonlijke gegevens doorgegeven en gedeeld door ons en onze dienstverleners (zoals hierna uiteengezet):

  • Tussen Iron Mountain en haar verwante bedrijven;
  • Aan niet verwante derde partijen welke gecontracteerd zijn voor bepaalde diensten voor of ten behoeve van Iron Mountain (Dienstverleners), en van deze derde partijen wordt vereist dat ze de vertrouwelijkheid van uw gegevens handhaven. (vb. Verkopers welke de relaties met investeerders behandelen, COMAC, Iron Mountain Digital Services, of aspecten van de behandeling van Intellectuele Eigendom van Iron Mountain voor deze website of andere verkopers welke diensten verlenen van een aard waarnaar verwezen in dit privacy-beleid).
  • Aan een derde partij in verband met een voorgestelde of effectieve verkoop, samensmelting, of overdracht van het gehele of gedeeltelijke bedrijf of afdeling; en
  • Aan andere personen welke hiertoe toegestaan zijn of welke vereist zijn de gegevens te verkrijgen op basis van toepasselijke wet of regels.

Elke toegang tot zulke informatie zal beperkt zijn tot het doel waartoe zulke informatie verschaft werd aan ons of onze dienstverleners. Iron Mountain, haar verwante bedrijven en Dienstverleners bevinden zich op wereldwijde basis. Dienvolgens kunnen uw Persoonlijke Gegevens overgedragen worden aan landen waar een ander niveau van privacybescherming, dan dat van de Verenigde Staten van Amerika (USA) of uw land of verblijfplaats, geldt. Bijvoorbeeld, indien U Iron Mountain om bepaalde diensten verzoekt welke behandeld worden in Frankrijk of Brazilië, zal Iron Mountain uw verzoek doorsturen naar de locatie van Iron Mountain in deze betreffende landen. Iron Mountain zal, op uw verzoek, U gedetailleerd op de hoogte brengen naar welke firma’s en landen uw gegevens doorgestuurd werden.

Links en websites van derden.

Dit beleidsdocument is alleen van toepassing op de website. Op deze website vindt U links zowel naar onze verwante websites als naar websites welke niet met ons verwant zijn. Deze links bevatten toegang tot de inhoud, producten en dienstverleningen van zulke verwante en niet verwante sites. In sommige gevallen verloopt de toegang tot onze sites via een “naadloze ervaring” (“seamless experience”) en lijken deze sites deel te zijn van onze website. Hoewel sommige van de entiteiten welke deze sites handhaven gecontracteerd zijn door Iron Mountain, verzoeken wij U met aandrang om U te informeren aangaande het privacybeleid en andere bepalingen voor elke site welke gekoppeld is aan onze website, alvorens uw persoonlijke gegevens door te geven.

Hoe U kan verkiezen om niet langer berichten van Iron Mountain te ontvangen.

U bent gerechtigd om Iron Mountain te verzoeken om:

  • U te voorzien van een kopie van uw persoonlijke gegevens welke zij bezit;
  • de stopzetting van het gebruik van uw persoonlijke gegevens voor rechtstreekse marketingdoeleinden, in haar geheel of gedeeltelijk, zoals U ons aangeeft;
  • elke fout the verbeteren in uw persoonlijke gegevens; en
  • uw persoonlijke gegevens aan te passen waar nodig.

Indien U een kopie van uw persoonlijke gegevens welke wij in ons bestand hebben en welke ons werd bezorgd via de website, wenst te ontvangen of indien U verkiest om niet langer onze berichten in verband met marketing wenst te ontvangen, gelieve ons een verzoek hiertoe te versturen naar http://www.ironmountain.com/optout. Indien deze informatie verkeerd of onvolledig is, gelieve ons dan op de hoogte te brengen door een verzoek te sturen naar webmaster@ironmountain.com. Wij zullen alle nodige redelijke stappen ondernemen om deze onmiddellijk te corrigeren of aan te passen (tenzij er verdere informatie vereist is om dit verzoek te kunnen uitvoeren). U kan ons tevens verzoeken om uw naam en andere persoonlijke gegevens te verwijderen van ons gegevensbestand. In elk van de voorafgaandelijke scenario’s, zullen wij alle redelijke stappen ondernemen om onmiddellijk aan uw verzoek te voldoen, behoudens wettelijke of andere van toepassing zijnde beperkingen.

Indien U geen bevestiging van uw verzoek van de webmaster@ironmountain.com ontvangt, of indien uw verzoek niet tot uw voldoening werd beantwoord, dient U eerst de Directeur-Privacy van Iron Mountain te contacteren via global.privacy@ironmountain.com. Indien U nadien nog verdere vragen heeft, dan kan U een aanvraag indienen ter bemiddeling inzake een online privacy probleem bij de “American Arbitration Association” te 335 Madison Avenue, 10th Floor, New York, New York 10017-4605, Verenigde Staten van Amerika; telefoon: 212-716-5800; Fax: 212-716-5905 en e-mail: websitemail@adr.org. Elke bemiddeling zal plaatsvinden op een wederzijds overeengekomen locatie welke voor beide partijen geschikt is; Indien zulke overeenkomst niet kan bereikt worden, dan zal de bemiddeling plaatsvinden op een locatie welke best geschikt is voor de partij die de bemiddeling niet aangevraagd heeft.

Kennisgeving van veranderingen.

Iron Mountain mag, op eigen initiatief, dit beleid op elk moment op een regelmatige manier aanpassen via het publiceren van het aangepaste beleidsdocument op deze website. Indien we in dit beleidsdocument substantiële veranderingen toebrengen in verband met het gebruik van uw persoonlijke gegevens, zullen we U op de hoogte brengen via e-mail of postbrief en U de keuze bieden om het aangepaste beleidsdocument al dan niet te aanvaarden. Eens de veranderingen in voege treden, zullen alle nieuwe verzamelde persoonlijke gegevens onderworpen zijn aan de bepalingen van dit nieuwe beleidsdocument. Alle eerder verzamelde persoonlijke gegevens zullen gebruikt worden in overeenstemming met uw al dan niet aanvaarden van het nieuwe beleidsdocument. (Indien U het aangepaste beleidsdocument aanvaardt, zullen uw persoonlijke gegevens gebruikt worden in overeenstemming met dit nieuwe beleidsdocument. Indien U opteert om het nieuwe beleidsdocument niet te aanvaarden, dan zullen uw persoonlijke gegevens gebruikt worden in overeenstemming met het eerdere beleidsdocument). Indien er geen substantiële veranderingen, welke onze behandeling van uw persoonlijke gegevens beïnvloeden, gemaakt werden aan dit beleidsdocument dan zal het herziene beleidsdocument van kracht zijn vanaf het moment van publicatie. Desgevallend zal uw bezoek aan of gebruik van onze Site aanzien worden als een aanvaarding van het herziene beleidsdocument. Indien U verzocht om marketing en andere materialen te ontvangen, en indien U regelmatig electronische berichten van ons ontvangt, is het mogelijk dat veranderingen aan ons beleidsdocument U via e-mail zullen worden doorgestuurd. Wij raden U ten zeerste aan om regelmatig deze pagina op de website te consulteren en in het bijzonder voorafgaandelijk aan het doorgeven van uw persoonlijke gegevens via deze website. Dit beleidsdocument mag uitsluitend worden gewijzigd mits de schriftelijke toestemming van Iron Mountain. De laatste aanpassing van dit beleidsdocument vond plaats op 1 augustus 2005.

Hoe wij uw persoonlijke gegevens bewaren en beschermen.

Iron Mountain hecht er grote waarde aan dat zorgvuldig met uw persoonlijke gegevens wordt omgegaan. Hiertoe heeft Iron Mountain een beleid en procedures in verband met technologie en beveiliging ingevoerd, welke aangepast zijn aan de aard van de gegevens, om het risico van accidentele vernietiging of verlies, of de niet toegelaten bekendmaking of ongeoorloofde toegang tot zulke gegevens te voorkomen. Bovendien heeft Iron Mountain laten certifiëren dat het nakomt aan de “Safe Harbor Framework” dat ontworpen is om te voldoen aan de algemene vereiste onder de Europese Directive in verband met gegevensbeveiliging.

Persoonlijke gegevens verzameld via deze website worden bewaard op de servers in de Verenigde Staten van Amerika en deze servers zijn onderworpen aan het IT-veiligheidsbeleid –en procedures van Iron Mountain. Indien U zich in een ander rechtsgebied bevindt dient U er zich gewaar van te zijn dat eens uw persoonlijke gegevens verzameld zijn, deze overgebracht worden naar onze servers, en dat de Verenigde Staten van Amerika op dit ogenblik nog niet beschikt over eensluidende Wetten op Gegevensbescherming.

Kinderen.

Iron Mountain hecht grote waarde aan de veiligheid van kinderen welke het Internet gebruiken en zal nooit intentioneel persoonlijke gegevens van minderjarigen (kinderen onder de 13 jaar of elke andere leeftijd bepaald onder de locale rechtgeving) verzamelen [zonder voorafgaandelijke en verifieerbare ouderlijke toestemming]. Indien we merken dat een minderjarige tracht persoonlijke gegevens te verstrekken of persoonlijke gegevens verstrekt heeft via onze Site, zullen we de gebruiker verwittigen dat we zijn /haar persoonlijke gegevens niet kunnen aanvaarden. We zullen dan elk zulke persoonlijke gegevens verwijderen van ons gegevensbestand.

Het programma van Iron Mountain tot Ethisch handeldrijven.

Onthullingen gemaakt in overeenkomst met het programma tot Ethisch handeldrijven van Iron Mountain, worden behandeld door de Code van Ethiek en Handelsgedrag van Iron Mountain ter vervanging van dit privacy beleid.

Vragen aangaande dit beleid.

Indien U enige vragen heeft met betrekking tot dit beleid, gelieve onze “Directeur-Privacy” te contacteren op 1-800-935-6966, toestel 4932 (indien U belt binnen de Verenigde Staten van Amerika) of 1-617-535-4932 (indien U belt van buiten de Verenigde Staten van Amerika) of via e-mail aan global.privacy@ironmountain.com of schriftelijk aan de Directeur-Privacy , Iron Mountain, 745 Atlantic Avenue, Boston, MA 02111, USA.

De Principes van Privacy van Iron Mountain.

Iron Mountain verbindt zich tot het volgende:

  • Iron Mountain zal zich beperken tot het verzamelen van gegevens welke zij nodig acht. Iron Mountain verzamelt gegevens van haar gewaardeerde klanten, dewelke haar in de mogelijkheid stellen om klantenbestanden te beheren, marketinggegevens te creeeren in verband met de dienstverleningen en producten van Iron Mountain, om “white pages” aan te bieden met artikels welke nuttig zouden kunnen zijn voor klanten, bepaalde informatie te verkrijgen om de website van Iron Mountain beter te beheren en te verbeteren, en om aan alle nodige juridische vereisten te voldoen. Onze klanten worden door ons op de hoogte gehouden over het soort informatie dat we verzamelen alsook op welke manier deze informatie gebruikt zal worden.

    Iron Mountain verzamelt gegevens van haar gewaardeerde werknemers, welke haar in de mogelijkheid stellen om werknemersvoordelen en gerelateerde werknemersvoorzieningen te beheren, dit voor personeelsbeleid en personeelstrainingen en voor immigratie doeleinden, alsook om te voldoen aan alle regulatieve of juridische vereisten.
  • Klanten dienen “aan te duiden of ze het beleidsdocument al dan niet aanvaarden” alvorens Iron Mountain gebruik kan maken van de informatie voor klanten welke zich op de website bevindt. U heeft de keuze om te bepalen of U Iron Mountain informatie verschaft welke zij kan gebruiken met als doel U informatie toe te sturen, hetzij telefonisch, via fax of via e-mail. Op elk moment heeft U de keuze om te bepalen dat U deze gegevens niet langer wenst te laten gebruiken en Iron Mountain zal naar best vermogen onmiddellijk staken met het verwerken van de eerder door U verschafte persoonlijke gegevens. Wat betreft de offline activiteiten van Iron Mountain, kan de klant via eenvoudig schriftelijk verzoek aan Iron Mountain laten weten dat zij/hij niet langer de bijkomende informatie van Iron Mountain op prijs stelt. (de keuze welke bepaalt dat U niet langer wenst dat Iron Mountain deze gegevens gebruikt) en Iron Mountain zal naar best vermogen onmiddellijk aan zulk verzoek voldoen.
  • Iron Mountain gebruikt veiligheidsprocedures. Iron Mountain zorgt ervoor dat alle redelijke technische en organisatorische maatregelen worden genomen welke zij geschikt acht en in overeenstemming met de aard van de persoonlijke gegevens welke onze klanten of werknemers aan Iron Mountain verstrekken. Iron Mountain streeft ernaar om ongeoorloofde toegang te vermijden, een correct gegevensbestand te onderhouden , te verzekeren dat er geen onrechtmatig gebruik van de gegevens wordt gemaakt en dat professionele industriele maatstaven worden gehanteerd als bescherming tegen het verlies, misbruik of aanpassingen van de gegevens welke Iron Mountain ter beschikking heeft voor haar diensten en gegevensverwerking.
  • Vrijgeven van informatie. Naast het gebruik van de gegevens van klanten of werknemers om aan bepaalde verzoeken van haar respectievelijke klanten of werknemers te voldoen, verstrekt Iron Mountain de aan haar toevertrouwde gegevens indien dit vereist wordt door de wet of door wetsverordeningen. Bijkomend kan Iron Mountain bepaalde gegevens verstrekken, met haar verwante bedrijven of met niet verwante derde partijen die gecontracteerd zijn door Iron Mountain om bepaalde diensten voor of ten behoeve van Iron Mountain te verschaffen (Dienstverleners). (welke gehouden zijn om de beleidsdocumenten met betrekking tot de privacy en het gebruik van uw persoonlijke gegevens, na te leven). Tevens kunnen er gegevens verstrekt worden aan derde partijen in verband met een voorgestelde of effectieve verkoop, samensmelting of overdracht van een deel van het bedrijf of van een afdeling.
  • De verwachtingen van Iron Mountain vanwege haar Dienstverleners. Dienstverleners van Iron Mountain kunnen toegang hebben tot het persoonlijke gegevensbestand van Iron Mountain verstrekt door onzze klanten of werknemers, om bepaalde diensten te verlenen aan Iron Mountain. Iron Mountain verwacht van deze dienstverleners dat zij de principes van privacy zoals hierin uiteengezet, bij het verkrijgen van toegang tot de persoonlijke gegevens van klanten of werknemers, in acht nemen. Als deel van de procedure tot selectie van haar dienstverleners welke zij aanvaardt als bedrijfspartners, speelt de verbintenis tot privacy en veiligheid een belangrijke rol.

Indien U vragen heeft met betrekking tot ons privacybeleid, gelieve contact op te nemen met onze Directeur-Privacy op 1-800-935-6966, toestel 4932 (indien U belt binnen de Verenigde Staten van Amerika) of 1-617-535-4932 (indien U belt van buiten de Verenigde Staten van Amerika) of via e-mail aan global.privacy@ironmountain.com of schriftelijk aan de Directeur-Privacy, Iron Mountain, 745 Atlantic Avenue, Boston, MA 02111, USA.