Oplossingen voor e-mail management

E-mail is snel en gemakkelijk, maar vormt ook een risico E-mail is een alomtegenwoordig en buitengewoon efficiënt communicatiemiddel. IDC schat dat de totale omvang van alle zakelijke e-mailberichten in 2006 1 miljard gigabyte zal omvatten.

Vanuit het oogpunt van risicoanalyse, vormt iets met een dergelijke omvang en waarde een mogelijke bron van problemen, en e-mail is dat ook beslist. E-mailberichten zijn bijvoorbeeld het eerste waarnaar wordt gekeken bij juridische geschillen. De inhoud van e-mailberichten kan ongepast of illegaal zijn, vooral als hun verspreiding in strijd is met de geheimhoudingsplicht of als ze persoonlijke dreigementen bevatten. Door voorschriften kunnen bedrijven ertoe verplicht zijn om e-mailberichten lange tijd te bewaren, wat tot gevolg heeft dat de bewaarruimte en -kosten dramatisch toenemen. Ook is e-mail vaak het favoriete wapen van hackers om virussen te verspreiden, informatie te stelen of zich als iemand anders voor te doen.

Iron Mountain kan u helpen om de levenscyclus van e-mail te beheren

E-mail management biedt uitgebreide mogelijkheden waarbij rekening wordt gehouden met alle aspecten van e-mail: het opstellen, verzenden, beveiligen, opslaan en verwijderen van e-mailberichten en hun bijlagen.

Door onze beproefde beheermethodiek voor elektronische bestanden op uw e-mailverkeer toe te passen, kan Iron Mountain u helpen om:

• een juridisch standhoudend managementprogramma voor e-mail op te zetten dat naadloos op uw bestaande IT-structuur aansluit; · met e-mail samenhangende aansprakelijkheden beperken door ervoor te zorgen dat berichten die de regels schenden, worden opgemerkt voordat ze worden verzonden, en goedgekeurde inhoud niet door onbevoegden kan worden onderschept;
• opzoekkosten te beheersen door de omvang van het e-mailarchief te beperken via een uitgebalanceerd bewaar- en vernietigingsbeleid, en door gearchiveerde e-mails efficiënter te indexeren en archiveren;
• de algehele effectiviteit van e-mail management te verbeteren via aanvullende diensten, zoals het archiveren van e-mailberichten en een e-mail back-upsysteem dat snel kan worden ingeschakeld als een dienst uitvalt.

Een beproefde aanpak om risico's, complexiteit en kosten te verminderen

Iron Mountain biedt een gestructureerde methode voor e-mail management aan om de risico's, kosten en complexiteit te beperken waar organisaties mee te maken krijgen als ze hun e-mail communicatie zelf willen beheren:

• Systeemonderzoek: deze basis voor succesvol e-mail management omvat een grondige beoordeling van uw berichtenverwerkende systemen en een analyse van uw bestaande administratieve gebruiken en vereisten.
• Beoordeling: de volgende stap is een formele analyse van de onderzoeksresultaten. Hierin worden de risico's, verbeteringsmogelijkheden en aanbevelingen voor het beperken van blootstelling bij uw huidige gewoonten, beleid en procedures aangegeven.
• Implementatie: in deze fase werken we samen de belangrijkste aanbevelingen uit en wordt een gedetailleerd implementatieplan uitgewerkt en uitgevoerd waarin mijlpalen, tijdlijnen, kosten en personeels- en opleidingseisen worden gedefinieerd.