"Wat moeten we bewaren, en hoe lang?"

Organisaties verzamelen steeds grotere aantallen papieren en elektronische bestanden. Dat brengt ook hogere kosten voor opslag en management met zich mee. Toch is het vaak onduidelijk welke bestanden moeten worden bewaard en hoe lang, en welke bestanden veilig en wettelijk toegestaan kunnen worden vernietigd.

Bedrijven moeten de weg zien te vinden door een oerwoud van wetten en voorschriften (waaronder Sarbanes-Oxley, de Data Protection Act, Companies Act en vele andere) waarin de verplichting tot het bewaren van bestanden is geregeld om de transparantie en toerekenbaarheid te waarborgen. Het toenemend aantal gerechtelijke uitspraken toont aan dat bedrijven door onjuiste gebruiken op het gebied van records management en de verwijdering van bestanden steeds meer kans lopen om regels te schenden en aansprakelijk te worden gesteld.

Een effectieve, rendabele strategie voor het bewaren en vernietigen van bestanden

Iron Mountain kan uw organisatie helpen bij het plannen en implementeren van een uitgebreid en juridisch geloofwaardig programma voor het bewaren en verwijderen van bestanden, en waarborgen dat dit systematisch wordt toegepast op alle bedrijfsunits en geografische locaties.

Met behulp van een goed uitgewerkt, duidelijk gecommuniceerd en consequent gehandhaafd programma voor het bewaren en verwijderen van bestanden kunt u het risico van het niet naleven van regels en juridische processen verkleinen. Waardevolle, juridisch vereiste bestanden worden voor de juiste duur bewaard, en ten slotte verwijderd op een veilige, goed gedocumenteerde manier.

Beperk uw opslagkosten

Aan de hand van een uitgebreid programma verlaagt u de kosten voor het opslaan en raadplegen van gegevens met wel 50 procent door geen documenten onnodig te bewaren en door inactieve bestanden naar een minder kostbare opslagruimte over te hevelen. Verder kunt u met een effectief programma de toegang tot uw resterende bestanden stroomlijnen omdat er minder bestanden zijn om te beheren en op te zoeken.

Een oplossing van Iron Mountain betaalt zichzelf terug

Iron Mountain beschikt over ruime ervaring in het aanbieden van bewaar- en vernietigingsoplossingen:

• We hebben bewaarprogramma's ontwikkeld en geïmplementeerd voor sterk gereguleerde organisaties, waaronder vele FTSE 100-bedrijven.
  
• Onze aanbevelingen worden ondersteund door uitgebreid juridisch onderzoek, zodat is gewaarborgd dat u zich houdt aan de betreffende branchevoorschriften.
  
• Wij passen bewaarschema's toe op grote backfile-projecten, tot een miljoen dozen of meer, zodat verouderde bestanden correct kunnen worden vernietigd.
  
• Klanten weten hun opslagvolume doorgaans drastisch terug te brengen: vaak met 20 tot 50 procent. De kans is zelfs groot dat u met de besparingen bij de opslag van bestanden de totale kosten voor het ontwikkelen van een programma voor records management terugverdient.