Iron Mountain Connect Records Management How To's

Algemeen overzicht

Hoe in Iron Mountain Connect Records Management in te loggen en te navigeren door de nieuwe layout en functionaliteit.

Zoeken

Hoe een standaard zoekopdracht uit te voeren om archief te vinden bij Iron Mountain.

Gevorderd zoeken

Hoe een complexe zoekopdracht te formuleren die zowel van de zoekfilters gebruik maakt als de zoekcriteria. Deze zoekopdracht kan verfijnd en herhaald worden. Geavanceerde zoekopdrachten bevatten aangepaste mogelijkheden die verder gaan dan de beschikbare standaard zoekopdracht.

Terughalen archief

Hoe archief opgevraagd kan worden dat bij Iron Mountain opgeslagen is.

Een ophaalorder plaatsen

Hoe een pickup order aangemaakt kan worden voor dozen en dossiers die opgehaald moeten worden en opgeslagen worden bij iron Mountain.

Een leveringsorder plaatsen

Hoe een leveringsorder voor materiaal aangemaakt kan worden voor de verpakking van dossiers die opgeslagen worden bij Iron Mountain.

Een nieuwe doos maken

Hoe nieuwe dozen met dossiers aangemaakt worden die opgehaald en opgeslagen worden bij Iron Mountain.

Een nieuw dossier aanmaken.

Hoe dossiers aangemaakt en toegevoegd worden aan nieuwe en bestaande dozen die opgehaald en opgeslagen worden bij Iron Mountain.

Opvragen digitaal dossier

Hoe een opdracht geplaatst kan worden voor Iron Mountain om een digitale scan te maken van een dossier of een niet geregistreerd dossier die digitaal als .pdf bestand geleverd wordt.

Gebruikers beheren

Instructies voor hoofdbeheerders om nieuwe gebruikers aan te maken en deze te koppelen aan het systeem en aan de juiste bevoegdheden.

Organisaties beheren

Instructies voor hoofdbeheerders om op klant-, divisie- en afdelingsniveau informatie te beheren op een enkel scherm.

Beheren aangepaste leveringslijst

Instructies voor hoofdbeheerders om leveringslijsten aan te maken die bijhouden welke materialen beschikbaar zijn voor verschillende klanten en locaties.

Aanpassen doos templates

Instructies voor hoofdbeheerders om nieuwe dozen aan te maken en toe te wijzen aan aangepaste templates die bijhouden welke hokjes vereist, beschikbaar en niet beschikbaar zijn.

Beheren leveradressen

Instructies voor beheerders voor het toevoegen, aanpassen en verwijderen van afleveradressen die zijn gebruikt bij ophaalorders, opvragingen en leveringsorders. Beheerders beheren afleveradressen vanaf een unieke, gecentraliseerde locatie.

Orders volgen

Hoe orders gevolgd kunnen worden, gedetailleerde orderinformatie ingezien kan worden en hoe orders geannuleerd kunnen worden.

Rapportage

Hoe Records Management- en Vernietingsrapportages aangevraagd kunnen worden die gedetailleerde informatie bieden omtrent activiteit, retentie, inventaris en financien.

Wachtwoord reset

Hoe u een link of beveiligingsvragen kunt gebruiken om zelfstandig uw wachtwoord te resetten

Aangepaste veldnamen

Instructies voor beheerders voor het toevoegen van aangepaste veldnamen die de standaard veldnamen voor dozen en dossiers vervangen. Instructies voor gebruikers over hoe de aangepaste veldnamen worden weergegeven.

Bulk upload

Beschrijving van hoe u de bulk upload functie kunt gebruiken om maximaal 200 doos- registraties te uploaden in plaats van een voor een de dozen te registreren.

Aanpassen dossier templates

Instructies voor hoofdbeheerders om dossiers aan te maken en toe te wijzen aan aangepaste templates die bijhouden welke hokjes vereist, beschikbaar en niet beschikbaar zijn.


Het gebruikmaken van afleveradressen

Hoe standaard gebruikers bestaande afleveradressen kunnen vinden, adressen als standaard en/ of als favoriet kunnen instellen en nieuwe afleveradressen kunnen aanmaken wanneer de gebruiker hier de betreffende autorisaties voor heeft gekregen 

Aanpassen meerdere dozen of dossiers

Hoe registratievelden van 2 tot 100 dozen of dossiers in één keer kunnen worden aangepast