Digitale service rond papieren documenten? Ontdek de oplossing voor soepele burgerzaken en een betere klantervaring.
Een uittreksel BRP, geboorte-, huwelijks- of overlijdensakte. Bij Burgerzaken komen er heel veel kopieën van officiële documenten voorbij. En soms is de gemeente de enige die deze informatie bewaart. Want vroeger werden documenten met de hand geschreven en bewaard in fysieke registers. Later werden documenten machinaal gedrukt. Tegenwoordig zijn bepaalde aanvragen van documenten en dossiers bewerkelijk, tijdrovend, duur en lastig te standaardiseren gezien de verscheidenheid aan informatie en bestandsformaten. Daarom heeft de EU gemeenten onlangs verzocht flexibeler te worden en meer diensten digitaal aan te bieden.
Daarnaast bevatten documenten van de burgerlijke stand veel gevoelige gegevens. Om fraude actief tegen te gaan, is nauwkeurigheid essentieel. Ook moet Burgerzaken op tijd alle verzoeken van burgers beheren die via allerlei kanalen binnenkomen (persoonlijk, per brief, via e-mail, de website). Want iedere burger moet binnen enkele werkdagen antwoord krijgen.
Digitalisering is cruciaal om documenten te beschermen tegen verval, verlies of beschadiging, en om de juistheid en snelle afhandeling te garanderen. Dit bespaart overheidsinstanties tijd en geld. Iron Mountain InSight® helpt u daarbij. Dit is een SaaS-oplossing die het scannen van papieren documenten combineert met digitale opslag in een beveiligde cloudomgeving die toegankelijk is via Iron Mountain Connect™, onze online klantenportal. Deze schaalbare software helpt u informatie veilig te beheren, van aanmaak tot vernietiging. Zo kunt u fysieke en digitale informatie altijd snel terugvinden en de klantervaring verbeteren.
Laat uw documenten door Iron Mountain digitaliseren. Denk aan geboorte- en overlijdensakten, boeken, mappen, microfilm of backoffice-documenten. Wij doen de kwaliteitscontrole, beveiligen de informatie en stroomlijnen uw processen. Dankzij optische tekenherkenning (OCR) zijn alle documenten volledig doorzoekbaar op tekst of index en beschikbaar als PDF-, TIFF- en Office-bestanden in meer dan 50 talen..
Uw elektronische informatie is beveiligd en versleuteld, zowel in opslag als tijdens het delen. Alleen door u gemachtigde gebruikers hebben toegang tot de informatie, waar en wanneer ze die nodig hebben. U kunt bestanden als link of e-mailbijlage delen met interne en externe gebruikers. Afhankelijk van de toegangsrechten die de ontvanger krijgt, kan iemand de digitale informatie bekijken of downloaden.
Met Iron Mountain InSight® heeft u één plek om efficiënt digitale informatie te beheren en kunt u verzoeken van burgers automatisch afhandelen. U kunt ook automatisch bewaartermijnen laten toepassen, zodat u aan de wet- en regelgeving blijft voldoen.
Gescande documenten belanden op een platform en worden vergeleken met de bestaande dataset van uw kantoor om de afbeelding te matchen met het relevante digitale dossier. Met behulp van machine learning wordt alle relevante informatie uit de afbeelding gehaald en bestanden die aan dezelfde persoon zijn toegewezen, worden gekoppeld.
Indien nodig kan een kwaliteitscontrole worden uitgevoerd om een succesvolle match tussen een scan en een dossier te garanderen en/of ontbrekende informatie te achterhalen. Documenten die in het controleproces worden afgekeurd of die een zogenaamde uitzondering zijn (zoals duplicaten), belanden in de uitzonderingenwachtrij. De experts van Iron Mountain handelen deze gevallen af volgens de met u besproken regels. Zeer bijzondere gevallen zetten we in de wachtrij voor klantuitzonderingen.
De bijgewerkte database met een unieke verwijzing naar de scan van het document (en locatie voor complexe afbeeldingen) wordt vervolgens opgenomen in het contentplatform Iron Mountain InSight®. Ook kunnen de geëxtraheerde metadata worden opgenomen in een bestaand contentsysteem waar u al mee werkt.
Meer zicht hebben op grote hoeveelheden gegevens en sneller kunnen reageren op verzoeken van burgers? In de dashboards van Iron Mountain InSight® ziet u alle statistieken die u meer controle geven over aangevraagde documenten. De primaire gegevensvelden, die samen een unieke referentie vormen voor elk bestand, worden gematcht met uw bestaande gegevens om elk document te koppelen aan de bijbehorende dataset. Zo hoeft u bij paspoortaanvragen burgers bijvoorbeeld niet meer om papieren brondocumenten te vragen. Kortom, met de digitale database InSight® profiteert u van een efficiënter en kostenbesparend proces en een betere klantervaring.
Ontvang vandaag een GRATIS consultatie!
