Digital Mailroom Solution

Bespaar tijd, ruimte en kosten met digitale postverwerking
Digital Mailroom

Digital Mailroom Solution

Bespaar tijd, ruimte en kosten met digitale postverwerking
  1. Home
  2. Scanservices
  3. Digital Mailroom

STOP MET HANDMATIG PAPIEREN POST VERWERKEN

Papierloos werken? Dat is lastig wanneer er nog steeds papieren post binnenkomt en wanneer uw organisatie zonder die papieren niet kan blijven draaien. Maar in traditionele postkamers met handmatige, tijdrovende sortering is een foutje helaas snel gemaakt. Post raakt kwijt, komt niet op tijd aan of iemand krijgt per ongeluk vertrouwelijke post te zien. Daarnaast belandt de papieren post niet veilig en snel bij uw collega’s op afstand.

Als u die toegang wilt verbeteren, fouten wilt voorkomen én tegelijk bedrijfsruimte wilt besparen, is het tijd voor een gestroomlijnd postproces. Iron Mountain helpt.

WAAROM EEN DIGITALE POSTKAMER?

De SaaS-oplossing Iron Mountain Digital Mailroom helpt u efficiënter te werken door papieren post te digitaliseren, uw collega’s veilige toegang te geven, documentgerichte processen te automatiseren en uw gegevens binnen de hele organisatie met elkaar te verbinden. Uw voordelen in het kort:

  • Bevoegde gebruikers hebben veilig toegang tot belangrijke post
  • Betere samenwerking dankzij geautomatiseerde documentgerichte processen
  • Meer efficiëntie dankzij inzichten en koppeling van alle interne data
  • Minder archiefruimte nodig dus lagere huisvestingskosten
  • Eén partner voor uw hele postafhandeling
Premium Content Datasheet en brochures Digital Mailroom Service | Iron Mountain

Digital Mailroom Service | Iron Mountain

Bekijk meer

Digital Transformation Woman holding a tablet

Digitale Transformatie

Vijf Stappen Naar Digitale Transformatie

HOE HET WERKT

  • Laat uw post doorsturen naar Iron Mountain en wij digitaliseren de stukken op onze veilige scanlocatie. Uw papieren post blijft altijd binnen onze beveiligde keten.
  • Onze experts scannen uw post en leggen automatisch trefwoorden vast, waarna de digitale kopie vanzelf bij de juiste ontvanger belandt. U kunt ook extra trefwoorden laten toevoegen die relevant zijn voor uw organisatie.
  • U bepaalt zelf wie de uiteindelijke ontvanger is.
  • Uw elektronische informatie is versleuteld in een beveiligd netwerk, zowel in opslag als tijdens het delen.
  • U kunt de gedigitaliseerde post doorzoeken en openen via ons beveiligde contentplatform Iron Mountain Insight®.
  • Alleen door u gemachtigde gebruikers hebben toegang tot uw post.
  • Na digitalisering kan Iron Mountain de papieren post voor u bewaren, vernietigen of naar u terugsturen.
Digital mailroom diagram

UW POST IS VEILIG BIJ IRON MOUNTAIN

We nemen de beveiliging van uw informatie bloedserieus. Daarom vertrouwt 95% van de Fortune 1000-bedrijven ons hun belangrijke en gevoelige informatie toe. We beschermen zulke gegevens al ruim 70 jaar, van allerlei soorten bedrijven en in meer dan 60 landen. U kunt erop vertrouwen dat uw informatie bij ons altijd in veilige handen is. Vanaf het moment dat we uw papieren post ophalen met onze beveiligde vrachtwagens, tijdens het scannen op onze locatie en het afleveren van de digitale post tot en met het bewaren, terugsturen of vernietigen van de papieren documenten.

Uw digitale documenten worden opgeslagen in Iron Mountain InSight®, een platform voor informatiebeheer en content dat werkt volgens het Cybersecurity Framework (CSF) van het National Institute of Standards and Technology (NIST). Iron Mountain InSight® voldoet aan onder meer deze normen in de branche:

  • HIPAA
  • FedRAMP/FISMA
  • GDPR/AVG
  • Soc 2 Type II
  • ISO27001

In deze whitepaper leest u meer over de beveiliging van Iron Mountain InSight®

FUNCTIES EN VOORDELEN VAN DIGITAL MAILROOM

Met de SaaS-oplossing Iron Mountain Digital Mailroom krijgt uw organisatie digitale toegang tot belangrijke papieren post. U profiteert van:

icon-digitize-blue-background-svg

Gedigitaliseerde papieren post

Stuur uw papieren post door naar Iron Mountain en wij digitaliseren de stukken op onze veilige locatie. Uw post blijft altijd binnen onze beveiligde keten. Met meer dan 75 centra wereldwijd kunnen we snel schalen en aan uw locatie-eisen voldoen.

Secure Cloud Portal

Veilige toegang en opslag

Uw digitale documenten worden opgeslagen in Iron Mountain InSight®, een contentplatform dat werkt volgens het Cybersecurity Framework (CSF) van het National Institute of Standards and Technology (NIST). Uw elektronische informatie is versleuteld, zowel in opslag als tijdens het delen. Alleen door u gemachtigde gebruikers hebben 24/7 toegang tot de informatie.

A blue icon of three cog wheels

Geautomatiseerde postkamerprocessen

Met geautomatiseerde workflows op basis van metadata uit de post verloopt de samenwerking tussen uw collega’s soepeler. U bepaalt zelf wie bewaarde digitale documenten mag bekijken en delen.

Blue icon of a padlock

Waardevolle inzichten

Via dashboards heeft u inzicht in cijfers over de nauwkeurigheid van het doorsturen, de gemiddelde tijd tot aflevering, de hoeveelheid post en meer. Zo wordt beslissingen nemen nog makkelijker.

Magnifying Glass icon

Gekoppelde data

Dankzij integratieopties met bijvoorbeeld e-mail, Salesforce en Microsoft Office kunt u gegevens uit verschillende platforms met elkaar verbinden en beter benutten. U kunt ook bewaartermijnen toepassen via integratie met Iron Mountain Policy Center.

icon-backup-blue-svg

Volledige postafhandeling

Is de papieren post eenmaal gedigitaliseerd, dan kunnen we de post weer naar u terugsturen, bewaren in een Iron Mountain-archief of veilig voor u vernietigen.

KLANTCASES

Premium Content Klantcases Uitkeringsaanvragen, Covid-19 en de digitale postkamer

Uitkeringsaanvragen, Covid-19 en de digitale postkamer

Bekijk meer

Premium Content Klantcases Makkelijker claims afhandelen met Digital Mailroom

Makkelijker claims afhandelen met Digital Mailroom

Bekijk meer

Premium Content Klantcases Hypotheekverstrekker kiest voor digitale postkamer

Hypotheekverstrekker kiest voor digitale postkamer

Bekijk meer

HOE TOEKOMSTBESTENDIG IS UW POSTKAMER?

Ook al gaat uw organisatie meer digitaal werken, er komt nog steeds belangrijke papieren post binnen. Al die documentatie moet op tijd en efficiënt worden afgehandeld.

Lukt dat met uw huidige postkamer?

Lees hieronder meer over de 3 soorten postkamers.

Digital mailroom traditional

In de traditionele postkamer komt veel fysieke post binnen die backofficemedewerkers moeten sorteren en verspreiden. Dat heeft deze mogelijke gevolgen:

  • Post bij de juiste persoon afleveren kost veel tijd
  • Slechte klantervaring
  • Risico op non-compliance
  • Gevoelige informatie raakt kwijt
  • Moeite om medewerkers op afstand te ondersteunen
Digital mailroom digital

Digitale postkamers werken via intelligente documentverwerking. Dat houdt in:

  • Scannen en digitaliseren van papieren post voor online toegang
  • Extractie van metadata om post efficiënt te zoeken
  • Validatie en controle
  • Classificatie met artificial intelligence/machine learning
  • Regels voor gebruikerstoegang en toewijzing
  • Audittracking voor betere compliance
Digital mailroom intelligent

Een intelligente postkamer biedt u dezelfde voordelen als een digitale postkamer, maar dan via een contentplatform met daarin:

  • Contentbeheer
  • Information governance
  • Slimme extractie en verrijking van metadata
  • Zoeken en opvragen van papieren post
  • Samenwerkingsmogelijkheden
  • Workflowautomatisering
  • Meerdere archieven in één
  • Optische tekenherkenning (OCR)

VEELGESTELDE VRAGEN

Elke gebruiker wordt toegewezen aan een gebruikersgroep. In combinatie met metadata-beveiligingsregels zorgen deze gebruikersgroepen ervoor dat de post naar de juiste personen wordt gestuurd. Om de veiligheid en privacy van uw gegevens te waarborgen stelt het implementatieteam van Iron Mountain voor uw organisatie de juiste rollen en beveiliging in.

Het implementatieteam van Iron Mountain bespreekt met u hoe uw organisatie de post wil afhandelen: per afdeling, verdieping, individu enzovoort.

Daarna stelt Iron Mountain uw gebruikers, gebruikersgroepen en metadata-beveiligingsregels in, zodat de juiste mensen toegang hebben tot de post. Veel organisaties hebben ook een beheerder die deze hiërarchie kan updaten. Bijvoorbeeld wanneer u niet op kantoor bent en uw mail tijdelijk omgeleid moet worden.

U kunt kiezen uit deze opties:

  • Uw fysieke post wordt naar u teruggestuurd
  • Uw fysieke post wordt opgeslagen in een Iron Mountain-archief
  • Uw fysieke post wordt vernietigd

AANVULLENDE DIENSTEN

Coronavirus

COVID-gerelateerde Diensten

De gezondheid en veiligheid van onze klanten en medewerkers blijft onze topprioriteit gedurende deze periode. 

Workflow Automation Two People Standing Around Woman Holding Tablet Banner | Iron Mountain

Workflow Automatisering

Business Process Management (BPM) zorgt systematisch voor meer effectiviteit en efficiëntie in uw organisatorische workflows.

records and media IM van

Externe Archiefopslag

Wilt u voorkomen dat uw belangrijke gegevens onnodig risico lopen? Laat uw fysieke en digitale documenten veilig beheren door Iron Mountain. Zo bespaart u tijd, ruimte en kosten.

it asset and media destruction banner - stack of old computer towers

Veilige Vernietiging & Recycling Van Uw It-apparatuur

Wilt u uw IT-assets optimaal beheren? Dat kan met Iron Mountain in elke fase van de levenscyclus van uw assets. U wordt compleet ontzorgd; van uitrol tot en met afvoer.


PERSOONLIJK CONTACT MET VIDEO CALLS

Laat uw gegevens achter. Een specialist van Iron Mountain neemt direct contact met u op om een afspraak voor een video call in te plannen. Ervaar zelf het gemak van een persoonlijke afspraak op afstand!

  • Snel én makkelijk contact
  • Efficiënt; achter je laptop
  • Waar en wanneer het u uitkomt
Group video call


PERSOONLIJK CONTACT MET VIDEO CALLS

Laat uw gegevens achter. Een specialist van Iron Mountain neemt direct contact met u op om een afspraak voor een video call in te plannen. Ervaar zelf het gemak van een persoonlijke afspraak op afstand!

  • Snel én makkelijk contact
  • Efficiënt; achter je laptop
  • Waar en wanneer het u uitkomt