Dataretentie, archivering en herstel: bron van onenigheid tussen juridische en IT-afdelingen

Blogs en artikelen

Juridische en IT-afdelingen zijn verdeeld over veel kwesties. Data-archivering, dataretentie en dataherstel zijn geen uitzonderingen | Iron Mountain

9 oktober 20187 min
Iron Mountain logo with blue mountains
Juridische en IT-afdelingen zijn verdeeld over veel kwesties. Data-archivering, dataretentie en dataherstel zijn geen uitzonderingen hierop.

Er zijn maar weinig kwesties waar de afdelingen Juridische Zaken en IT het over eens zijn. Data-archivering, dataretentie en dataherstel vormen hierop geen uitzondering. Uit een onderzoek van International Data Corporation genaamd "Beheer van het data-archief: staan IT en businessunits haaks op de afdelingen Juridische Zaken en Compliance? blijkt dat de meeste bedrijven minstens zes data-archieven bijhouden. Deze worden door interne afdelingen vervolgens verschillend benaderd en gebruikt. Data-archieven slaan informatie op in veel verschillende vormen, met het oog op toekomstig gebruik. Zoals e-mails, bestanden, beveiligingslogs en voicemails. Opslag van gegevens is intern en extern mogelijk, of via cloud service. Actieve data-archieven bieden bescherming tegen onverwachtse compliance problemen of bij juridische geschillen. Back-ups op tapes zijn juist onmisbaar bij rampherstel.

Afdelingen Juridische Zaken en Compliance zijn grootverbruikers van data-archivering en dataretentie (met de hulp van IT). Met name voor de waarborging van compliance bij regelgeving, toegang tot data voor eDiscovery en auditverzoeken, onderbouwing van juridische standpunten en het faciliteren van vroegtijdige case assessments. IT-afdelingen op hun beurt, gebruiken archieven voor de ondersteuning van bedrijfsbehoeften en de uitvoering van hun dagelijkse werkzaamheden. IT-afdelingen staan doorgaans onder hoge tijdsdruk als Juridische Zaken ze benadert. Een verzoek voert de werkdruk voor het personeel meestal verder op, met nog minder tijd voor innovatie. Uit onze enquête blijkt dat slechts 48% van de juridische en compliance respondenten tevreden is met de wijze waarop IT de archieven beheert. En dat terwijl 75% van de respondenten uit het IT-management er juist van overtuigd is dat ze hun interne klanten tevreden stellen. Respondenten van Juridische Zaken en Compliance zeggen ontevreden te zijn over de slechte toegang tot informatie, over de beslissing van IT-afdeling wat te archiveren, de on-demand toegang tot archieven, en meer.

Het wordt tijd om de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Laten we daarom eerst de belangrijkste knelpunten vaststellen. Het meest prangende knelpunt, zo blijkt uit ons onderzoek, is de noodzaak van snelle toegang wanneer u data snel nodig hebt. Daarvoor moet u wel weten wat er op uw tapes staat, en moet u die informatie ook snel kunnen vinden.

Hierbij kan Iron Mountain u helpen. De Data Restoration Services, onze dienst voor tapebeheer, geeft uw IT-afdeling tijd om zich te concentreren op de dagelijkse taken, en zelfs om te innoveren. Afdelingen Juridische Zaken en Compliance hoeven zich geen zorgen te maken bij een eDiscovery verzoek: uw gegevens zijn voorhanden op het moment dat u ze nodig heeft.

Heeft u vragen over documentbeheer? Lees dan meer over dit onderwerp in het Knowledge center, of neem contact op met Iron Mountain's Information Management team. U wordt dan gekoppeld aan een ervaren product en service specialist die op uw specifieke uitdagingen in kan gaan.